Lots et phases — Formation AGIBAT

Première partie

Les lots

Un lot, c'est une part des travaux confiée à un corps de métier : gros œuvre, couverture, CVC… Dans AGIBAT, le lot sert de tiroir : il reçoit ses propres documents (CCTP, notices techniques, plans) et ses propres entreprises.

1.1Créer un lot

Ouvrez le projet, puis ouvrez une phase dans la frise du haut : le bloc Lots s'affiche. La page « Lots » du projet présente le même tableau, intitulé Lots du projet.
Cliquez sur + Nouveau.
Saisissez le Nom du lot — c'est le seul champ obligatoire.
Choisissez le Numéro de lot dans la liste, de 01 à 99. Les numéros déjà pris sont grisés.
Rédigez la Description en quelques lignes, puis, pour un marché public, renseignez les Codes CPV.
Cliquez sur Créer : le lot apparaît dans le tableau, rangé par numéro.

Astuce — gardez votre numérotation habituelle

Rien ne vous oblige à numéroter 01, 02, 03… Si votre agence appelle toujours le CVC « lot 08 », choisissez 08. Le tableau se range tout seul par numéro.

Attention — le numéro se fige

Tant que le lot est vide, vous pouvez changer son numéro. Dès qu'il contient un document, la liste « Numéro de lot » est verrouillée dans la fiche de modification. Choisissez-le bien dès le départ.

Bon à savoir — la notice d'aide

À côté du mot « Description », une petite icône ? ouvre la notice « Description du lot » : consignes de rédaction, plan conseillé et exemple rédigé.

Lots

Lots du projet Groupe scolaire Jean-Moulin

Lots du projet

Filtrer par nom...+ Nouveau

N°Nom du lotIntervenantsDernières modifications

02Gros œuvre
Aucun document0—

08CVC Plomberie
Aucun document0—

Nouveau lotCréez un nouveau lot pour ce projet.

Informations du lot

Nom *

Numéro de lot

Description (?)

Codes CPV

CPV principal

Code CPVDésignation

CPV secondaires

Code CPVDésignation

Aucun code CPV.

Ajouter une ligne

AnnulerCréer

Lot crééCVC Plomberie

1.2Tous les champs, et à quoi ils servent

La fiche d'un lot est courte. Seul le nom est obligatoire ; tout le reste se complète ou se corrige plus tard, depuis la ligne du lot (icône crayon) ou depuis la pastille crayon de sa fiche.

Informations du lot

Nom *: L'intitulé du lot, tel qu'il s'affichera partout : tableau des lots, dossier « Lots » de la GED, matrice des documents, listes de choix.
Numéro de lot: Deux chiffres, de 01 à 99. C'est le numéro que tout le monde voit : « LOT 08 » en tête de la fiche, « Lot 08 — CVC Plomberie » dans les listes. Il range aussi les lots dans l'ordre. Un même numéro ne peut servir qu'une fois par projet.
Description: Les prestations du lot, en 3 à 6 lignes : nature des travaux, principaux ouvrages ou équipements, travaux associés (pose, raccordements, essais, mise en service). Inutile d'entrer dans le détail technique : c'est le rôle du CCTP.

Codes CPV

CPV principal: Le code de la nomenclature des marchés publics qui décrit le mieux ce lot. Tapez le début d'un code : AGIBAT propose les entrées correspondantes et remplit d'un coup le code et la désignation. Les deux restent modifiables à la main.
CPV secondaires: Les codes complémentaires, un par ligne, avec le bouton « Ajouter une ligne ». Facultatif, comme le principal.

Astuce — la description au survol

Dans le tableau des lots, laissez la souris sur une ligne : la description du lot s'affiche en info-bulle. Pratique pour vérifier le périmètre d'un lot sans l'ouvrir.

Attention — supprimer un lot

La suppression demande deux confirmations successives : « Confirmer la suppression », puis « Confirmation finale requise ». Ce n'est pas un hasard : prenez le temps de vérifier que vous êtes sur le bon lot.

1.3La fiche d'un lot et ses intervenants

Un clic sur une ligne du tableau ouvre la fiche du lot. Elle réunit l'essentiel : son numéro et son nom, trois raccourcis (GED du lot, Voir le planning, Nouveau document), sa description, ses codes CPV et le tableau de ses Intervenants.

Dans le tableau Intervenants, cliquez sur + Nouveau.
Entreprise : tapez deux lettres, puis choisissez la société.
Rôle : « ENT - Entreprise » est proposé d'office ; changez-le si besoin. La description se remplit avec le libellé du rôle.
Cliquez sur Créer : la société apparaît dans le tableau du lot.

Bon à savoir — pas de champ « Portée » ici

Depuis la fiche du projet, on choisit la portée de l'intervenant (module 1). Depuis la fiche d'un lot, la question ne se pose pas : l'intervenant est rattaché à ce lot, d'office.

Attention — réservé aux documents du lot

Un intervenant rattaché à un lot n'apparaît que sur les documents de ce lot. Une société qui travaille sur tout le projet (l'architecte, le maître d'ouvrage) s'ajoute depuis la fiche du projet, avec la portée « Projet — tous les lots ».

Astuce — et les personnes ?

Retournez sur la fiche du projet : l'intervenant y figure aussi, sous le séparateur « Lot 08 — CVC Plomberie ». C'est là que vous désignez ses utilisateurs affectables et son référent (module 1, partie 2.2).

LOT 08 Archi3000

CVC Plomberie

Créé le 21/09/2026

GED du lotCVC Plomberie

Voir le planningCVC Plomberie

Nouveau documentCVC Plomberie

Description détaillée

Le lot comprend la fourniture et la pose des installations de chauffage, de ventilation et de plomberie sanitaire du groupe scolaire. Les prestations incluent les raccordements aux réseaux, … lire la suite

Codes CPV

Code CPVDésignation

45331000 principalTravaux d'installation de matériel de chauffage, de ventilation et de climatisation

Intervenants

Filtrer par entreprise...+ Nouveau

EntrepriseRôleAdresseTéléphoneEmail

Aucune donnée trouvée.

Climatisation Généralecontact@climatisation-generale.exampleEntreprise8 rue de l'Industrie 13992 Bellerive02 61 91 01 08contact@climatisation-generale.example

Nouvel intervenantAjoutez un intervenant à ce projet.

Informations de l'intervenant

Entreprise

Sélection : Climatisation Générale

Rôle

ENT - Entreprise

Description

Entreprise

AnnulerCréer

Intervenant ajouté

1.4Où retrouve-t-on les lots ?

Une fois créé, un lot devient un choix possible partout où AGIBAT range ou filtre des documents. Vous n'avez rien d'autre à faire : il apparaît de lui-même.

Astuce — créez vos lots avant vos documents

Un document de lot (CCTP, notice technique…) a besoin de son lot pour être rangé. Créez d'abord tous vos lots, même sans description : la matrice des documents vous proposera aussitôt un emplacement de dépôt par lot.

Bon à savoir — le dossier « Lots »

Dans la GED, les lots sont regroupés dans un dossier « Lots », à l'intérieur de chaque phase. Ce dossier fait partie des dossiers du projet, que l'on active ou désactive depuis le bouton Organiser les dossiers de la fiche projet. Laissez-le actif si vous travaillez par lots.

Endroit	Ce que vous y voyez
GED du projet	Dans chaque phase, un dossier « Lots » contient un sous-dossier par lot, avec ses documents.
Matrice des documents	Sous le dossier « Lots », un emplacement de dépôt par lot : on y glisse les natures de documents attendues (module 1, partie 3).
Création d'un document	Le champ « Lot », obligatoire dès que le document est rangé dans le dossier « Lots ».
Nouvel intervenant	La liste « Portée » : « Projet — tous les lots », puis un choix par lot.
Fiche du lot	Les raccourcis « GED du lot » et « Voir le planning » ouvrent ces écrans déjà filtrés sur le lot.

Deuxième partie

Les phases

Un projet de conception avance par étapes, toujours dans le même ordre. AGIBAT en connaît cinq. À tout moment, une seule est la phase courante : c'est sur elle que l'équipe travaille et remet son dossier.

ESQ→APS→APD→PRO→DCE

2.1Cinq phases, des dates posées dès la création

ESQ — Esquisse

Les premières intentions : implantation, volumes, parti architectural.

APS — Avant-projet sommaire

Le projet se précise : plans, surfaces, première estimation.

APD — Avant-projet définitif

Le projet est arrêté : choix techniques et estimation définitive.

PRO — Projet

Les études détaillées, lot par lot : plans, descriptifs, CCTP.

DCE — Dossier de consultation des entreprises

Le dossier complet remis aux entreprises pour chiffrer.

D'où viennent les dates ?

De la fiche du projet, section « Planning des phases » (module 1). Elles se corrigent au même endroit, en modifiant le projet.

Astuce — une seule date par phase

Vous saisissez le début de l'esquisse, puis seulement la fin de chaque phase. Le début de la phase suivante est verrouillé sur la fin de la précédente : il n'y a ni trou ni chevauchement possible dans votre planning.

Bon à savoir — la frise du projet

En haut de la fiche du projet, cinq tuiles résument les phases : « Validée », « En cours » ou « À venir ». Un clic sur une tuile ouvre la vue de cette phase, avec ses lots, sa GED et son planning.

2.2Lire la page « Validation des phases »

Ouvrez le projet, puis cliquez sur Validation des phases, en haut à droite de l'écran.
L'en-tête résume l'avancement (« 0 phase remise sur 5 ») et affiche une petite frise ESQ → DCE.
Repérez la carte entourée de bleu, étiquetée Phase courante.
Lisez ses dates : Prévu (celles de la fiche projet) et Réel (ce qui s'est vraiment passé).
Suivez les pastilles Remise → Accusé de réception → Décision : elles se colorent au fil du parcours.
Désignez le Responsable de la remise avec le crayon : la société ou la personne qui remettra le dossier de la phase.

Attention — les phases suivantes sont verrouillées

Tant qu'une phase n'est pas validée, les suivantes restent fermées : un grand cadenas en filigrane, des pastilles grises, et le bouton « Préparation validation » inactif. Survolez-le : l'info-bulle vous dit pourquoi (« La phase précédente n'est pas encore validée. »). Les cartes restent consultables avec Voir le détail.

Bon à savoir — un bouton absent ?

Le bouton « Validation des phases » et le crayon du responsable ne sont proposés qu'aux personnes qui ont le droit de modifier le projet. Les autres voient les cartes en lecture seule.

Astuce — la ligne « Réel »

Pour la première phase, le « Réel » démarre à la date prévue. Pour les suivantes, il démarre le jour où la phase précédente a été validée : l'écart entre « Prévu » et « Réel » vous montre d'un coup d'œil le retard ou l'avance pris par le projet.

Validation des phases

0 phase remise sur 5

ESQAPSAPDPRODCE

Phase ESQ Phase couranteEsquisse Non remis

—

Prévu: 05/10/2026 → 13/11/2026
Réel: 05/10/2026 → —

Dossier pas encore remis.

Remise—Accusé de réception—Décision—

Responsable de la remiseNon désigné

Société responsable *

Fermer

Préparation validationValidation phase→
Sélection documents

Voir le détail ›

Phase APSAvant-projet sommaire Non remis

—

Prévu: 13/11/2026 → 18/12/2026

Dossier pas encore remis.

Remise—Accusé de réception—Décision—

Responsable de la remiseNon désigné

Préparation validationValidation phase→
Sélection documents

Voir le détail ›

Phase APDAvant-projet définitif Non remis

—

Prévu: 18/12/2026 → 12/02/2027

Dossier pas encore remis.

Remise—Accusé de réception—Décision—

Responsable de la remiseNon désigné

Préparation validationValidation phase→
Sélection documents

Voir le détail ›

Phase PROProjet Non remis

—

Prévu: 12/02/2027 → —

Dossier pas encore remis.

Remise—Accusé de réception—Décision—

Responsable de la remiseNon désigné

Préparation validationValidation phase→
Sélection documents

Voir le détail ›

Phase DCEDossier de consultation des entreprises Non remis

—

Dossier pas encore remis.

Remise—Accusé de réception—Décision—

Responsable de la remiseNon désigné

Préparation validationValidation phase

Voir le détail ›

Responsable de la remise mis à jour

2.3Et pour faire avancer le projet ?

On passe d'une phase à la suivante en validant la phase courante. En bas de chaque carte, trois boutons résument ce parcours : Préparation validation (l'équipe rassemble et remet le dossier de la phase), Validation phase (le maître d'ouvrage rend sa décision), puis Sélection documents (on choisit les documents qui passent dans la phase suivante). Un seul bouton est actif à la fois : celui de l'étape à jouer maintenant. Ce parcours est détaillé pas à pas dans le module 14 — Valider une phase.

Astuce — préparez le terrain dès maintenant

Deux gestes simples facilitent la validation le moment venu : désigner le responsable de la remise sur la carte de la phase courante, et vérifier que les dates « Prévu » sont bien renseignées dans la fiche du projet.

Formation AGIBAT · Module 3 · Données d'exemple fictives

Lots et phases, les deux axes qui rangent tout le projet.

À la fin, vous saurez…

Les lots

1.1Créer un lot

Lots

Lots du projet

1.2Tous les champs, et à quoi ils servent

Informations du lot

Codes CPV

1.3La fiche d'un lot et ses intervenants

LOT 08 Archi3000

Intervenants

1.4Où retrouve-t-on les lots ?

Les phases

2.1Cinq phases, des dates posées dès la création

ESQ — Esquisse

APS — Avant-projet sommaire

APD — Avant-projet définitif

PRO — Projet

DCE — Dossier de consultation des entreprises

D'où viennent les dates ?

2.2Lire la page « Validation des phases »

Validation des phases

2.3Et pour faire avancer le projet ?