Parcours de formation • Module 11

La remise sécurisée, et l'accusé de réception.

Certains documents ne doivent pas seulement être transmis : vous voulez pouvoir montrer qu'ils ont été déposés, puis reçus, et à quelles dates. AGIBAT prévoit pour cela la « Remise sécurisée avec accusé de réception » : le document voyage comme un pli fermé, qui ne s'ouvre qu'une fois la réception accusée.

≈ 15 minutes3 démonstrations animéesNiveau : intermédiaire

À la fin, vous saurez…

  • Choisir entre une remise ordinaire et une remise sécurisée
  • Envoyer une remise sécurisée, et l'annuler en cas d'erreur
  • Accuser réception d'un pli quand vous en êtes destinataire
  • Lire le registre du projet et retrouver une attestation
1
Première partie

Envoyer une remise sécurisée

La remise ordinaire du module 10 sert à faire valider un document. La remise sécurisée sert à autre chose : garder la trace, datée, que le document a bien été déposé auprès d'une entreprise, puis que cette entreprise en a accusé réception.

1.1Remise ordinaire ou remise sécurisée ?

La remise ordinaire (module 10)

Vous remettez un indice à des validateurs, qui l'acceptent ou le refusent. Le document reste lisible par les personnes habilitées pendant tout le parcours.

La remise sécurisée

Vous remettez un indice à des entreprises destinataires. Il n'y a ni validateur ni validation : on attend un accusé de réception. Tant qu'il n'est pas donné, le contenu du document reste fermé hors de l'entreprise émettrice.

Document déclaré « sécurisé »→Remise : le pli est déposé→Le destinataire accuse réception→Le document s'ouvre
QuestionRemise sécurisée : ce que fait AGIBAT
À qui s'adresse-t-on ?À une entreprise. Vous pouvez nommer une personne, mais n'importe quel membre de l'entreprise destinataire pourra accuser réception.
Que voit le destinataire avant d'accuser ?La ligne du document dans la GED, avec un cadenas. Pas son contenu.
Que garde-t-on comme trace ?La date de dépôt, la date de l'accusé, et deux pièces à télécharger : la Preuve de dépôt et l'Attestation de réception.
Peut-on encore modifier le document ?Non : après la remise, aucun nouvel indice ne peut être créé sur ce document.
Astuce — à réserver aux envois qui comptent

La remise sécurisée fige le document et engage les deux entreprises. Gardez-la pour les envois dont vous voudrez retrouver la trace plus tard ; pour le travail courant, la remise ordinaire suffit.

Le vocabulaire d'AGIBAT

Le nom exact de la fonction est « Remise sécurisée avec accusé de réception ». AGIBAT parle d'une remise tracée et horodatée. Dans l'application, « AR » est l'abréviation d'« accusé de réception ».

1.2Déclarer le document, puis le remettre

  1. À la création du document (fiche « Nouveau document »), cochez, tout en haut, la case « Document sécurisé, transmis avec accusé de réception et horodatage certifié ».
  2. Rédigez le document et générez son indice, comme d'habitude (module 10).
  3. Dans le rédacteur, le bouton de remise a changé de nom : « Remettre l'indice A avec AR ». Cliquez dessus.
  4. La fenêtre rappelle l'Entreprise émettrice. Sous Entreprise destinataire, renseignez le champ Destinataire.
  5. Cliquez sur Continuer : un récapitulatif s'affiche. Relisez-le.
  6. Cliquez sur Confirmer la remise sécurisée.
Attention — une remise qui fige le document

Le récapitulatif le rappelle dans un encadré : « Après cette remise, aucun nouvel indice ne pourra être créé sur ce document. » C'est le dernier moment pour vous arrêter : Annuler vous ramène à la saisie.

Bon à savoir — une personne, ou toute l'entreprise

La fenêtre le dit elle-même : désigner une personne est une courtoisie, pas un droit. N'importe quel membre de l'entreprise destinataire pourra accuser réception, et cet accusé engagera toute l'entreprise.

Astuce — la case est grisée ?

Deux raisons possibles. Votre compte n'est rattaché à aucune entreprise : un document sécurisé doit avoir une entreprise émettrice. Ou bien le document a déjà été remis : son caractère sécurisé ne peut plus être modifié.

Remettre l'indice A avec AR Validé Indices générés1 Remarques
Modification de programme
Groupe scolaire Jean-Moulin · Phase ESQ

Remise sécurisée avec accusé de réceptionIndice remis : A
Entreprise émettrice
Archi3000
Entreprise destinataire *

Désigner une personne est une courtoisie, pas un droit : n'importe quel membre de l'entreprise destinataire pourra accuser réception, et cet accusé engagera toute l'entreprise.

NPNadia Petit· Commune de VilleneuveRéférent
Utilisateurs
NP
Nadia Petit RéférentCommune de Villeneuve
Entreprises
Commune de Villeneuve1 user
AnnulerContinuer
Confirmer la remiseIndice remis : A

Archi3000 va effectuer une Remise sécurisée avec accusé de réception à destination de Commune de Villeneuve.

Document
Modification de programme · ESQ-MP-001 · indice remis A
Émetteur
Archi3000
Destinataires
Commune de Villeneuve — Nadia Petit
Échéance
accusé attendu sous 7 jours ouvrés à compter de cette remise
Après cette remise, aucun nouvel indice ne pourra être créé sur ce document.
AnnulerConfirmer la remise sécurisée

1.3Après l'envoi : suivre, ou annuler

  1. Dans le rédacteur, le bouton de remise laisse place à Validé : une remise sécurisée ne passe par aucune validation.
  2. Ouvrez Indices générés : une carte « Remise sécurisée avec accusé de réception » indique AR déposé en attente de réception, la date de dépôt et le nombre d'entreprises qui n'ont pas encore accusé réception.
  3. Sur cette carte, Preuve de dépôt télécharge la pièce qui atteste le dépôt.
  4. Erreur de destinataire ou de fichier ? Cliquez sur Annuler la remise sécurisée, puis confirmez avec Annuler la remise (ou Revenir pour renoncer).
Attention — annuler n'est possible qu'au début

Le bouton « Annuler la remise sécurisée » n'est proposé qu'à l'entreprise émettrice, et seulement tant que personne n'a accusé réception. Dès le premier accusé, il disparaît.

Bon à savoir — on annule les effets, jamais la trace

Après une annulation, le document se défige et pourra être remis à nouveau. La preuve du dépôt initial est conservée, et la ligne reste au registre avec le statut « Remise annulée ».

Astuce — « pas encore disponible »

Une attestation est préparée quelques secondes après le geste. Si AGIBAT répond « Preuve de dépôt pas encore disponible », ce n'est pas une panne : réessayez dans un instant.

2
Deuxième partie

Côté destinataire : ouvrir le pli

Passons de l'autre côté. Nadia Petit, à la Commune de Villeneuve, est destinataire du pli. AGIBAT ne lui cache jamais l'existence du document : il lui en ferme seulement le contenu, jusqu'à ce que son entreprise accuse réception.

2.1Un pli fermé : ce que l'on voit, ce que l'on ne voit pas

Le cadenas affiche…Ce que cela veut dire
Rédaction de l’AR en coursLe document est déclaré sécurisé mais n'a pas encore été remis. Il ne sera lisible qu'une fois remis par son émetteur et réceptionné par ses destinataires.
AR déposé en attente de réceptionLe pli est déposé, au moins un accusé est attendu. La lecture sera possible après que ses destinataires en auront accusé réception.
AR reçu document disponibleTous les accusés sont donnés : le document se consulte normalement.
Bon à savoir — la couleur, pas le cadenas

Le cadenas ne s'ouvre jamais, même une fois l'accusé reçu : il signale un document figé, que l'on ne peut plus que consulter. C'est la couleur qui indique l'étape : ambre tant que le pli est fermé, vert une fois l'accusé reçu.

Attention — des boutons en moins, c'est normal

Tant que le pli vous est fermé, AGIBAT retire de la ligne tout ce qui ouvrirait le contenu : visualiser, télécharger, modifier… Il ne reste que Accuser réception (si votre entreprise est destinataire) et Historique.

Astuce — l'émetteur, lui, lit toujours son pli

L'entreprise qui a créé le document, et celle à qui sa remise a été confiée, gardent l'accès au contenu. Une entreprise qui a déjà accusé réception aussi, même si d'autres destinataires n'ont pas encore répondu.

2.2Accuser réception

  1. Dans la GED du projet, repérez la ligne au cadenas ambre, puis survolez-la.
  2. Cliquez sur l'icône Accuser réception.
  3. Une fenêtre s'ouvre : « Lisez avant d'accuser réception ». Elle affiche le courrier d'accusé de réception. Lisez-le.
  4. Facultatif : renseignez Agissant en qualité de (par exemple « Directeur technique »).
  5. Cliquez sur Accuser réception du document, en bas de la fenêtre.
  6. Le cadenas passe au vert : le document s'ouvre à tous les membres de votre entreprise.
Attention — un geste définitif, au nom de l'entreprise

La fenêtre l'annonce : le courrier sera scellé et horodaté au nom de votre entreprise, et l'accusé ne pourra pas être retiré. C'est pourquoi le bouton de la ligne n'accuse rien à lui seul : le geste qui compte est celui du bas de la fenêtre, après lecture.

Bon à savoir — « Agissant en qualité de »

Cette mention est facultative. Si vous la remplissez, elle s'imprime sur le courrier et entre dans le sceau. AGIBAT vous la repropose la fois suivante.

Astuce — depuis le document aussi

Le même bouton Accuser réception figure sur la carte « Remise sécurisée avec accusé de réception » du document. Une fois l'accusé donné, vous y trouvez votre Attestation de réception.

Dossier Général du projet2 documents
ProjetESQAPSAPDPRODCE
Voir le planningProjet
Voir le projetGroupe scolaire Jean-Moulin
N° PiècePhaseDocumentIndiceRemiseDernière modif
ESQ-MP-001ESQ Terminé[MP] Modification de programmeIndice A AR déposé en attente de réception AR reçu document disponible A 05/10/2026Indice A05/10/2026
Accuser réceptionAccuser réceptionHistorique
VisualiserHistorique
ESQ-NA-001ESQ En validation[NA] Notice architecturaleIndice A A 02/10/2026Indice A02/10/2026
Lisez avant d’accuser réceptionCe courrier sera scellé et horodaté au nom de Commune de Villeneuve — le document ESQ-MP-001 — Modification de programme (indice A) s’ouvrira à l’ensemble de ses membres, et l’accusé ne pourra pas être retiré.
Courrier d’accusé de réception

Facultatif. Cette mention s’imprime sur le courrier et entre dans le sceau.
AnnulerAccuser réception du document
3
Troisième partie

Le registre des remises sécurisées

Chaque projet tient son registre : toutes les remises sécurisées, une ligne par entreprise destinataire. Il sert à deux choses : voir les plis qui attendent encore leur accusé, et retrouver une attestation longtemps après, sans avoir à se souvenir du dossier où était rangé le document.

3.1Ouvrir et lire le registre

  1. Ouvrez le projet (sa page, sa GED, son planning…). Tout en haut de l'écran, cliquez sur Remises sécurisées, repéré par un cadenas.
  2. Chaque ligne associe un document et une entreprise destinataire. Un pli adressé à deux entreprises occupe deux lignes.
  3. Le champ Filtrer par document… retrouve un pli par son titre ou son numéro.
  4. Colonne Attestations : téléchargez la Preuve de dépôt et, une fois l'accusé donné, l'Attestation de réception.
  5. Un clic sur une ligne ouvre le document concerné.
ColonneCe qu'elle indique
DocumentLe titre, puis le numéro de pièce et l'indice remis.
DestinataireL'entreprise, et la personne désignée s'il y en a une.
Déposé le / Accusé leLes deux dates du pli. « — » tant que l'accusé n'est pas donné.
AnciennetéL'âge du pli, en jours. En ambre et en gras quand un pli attend son accusé depuis plus de 7 jours.
Statut« En attente d’accusé », « Accusé posé » ou « Remise annulée » (barré).
Intégrité« — » en temps normal. La mention rouge « Anomalie » signale qu'une trace a disparu ou a été altérée : prévenez votre administrateur.
Validation des phasesRemises sécurisées
Dossier Général du projet2 documents
ProjetESQAPSAPDPRODCE
Voir le planningProjet
Voir le projetGroupe scolaire Jean-Moulin
N° PiècePhaseDocumentIndiceRemiseDernière modif
ESQ-MP-001ESQ Terminé[MP] Modification de programmeIndice AAR reçu document disponible A05/10/2026Indice A05/10/2026
ESQ-CS-001ESQ Terminé[CS] Convocation à la réunion de synthèseIndice AAR déposé en attente de réception A24/09/2026Indice A24/09/2026
Remise sécurisée avec accusé de réception
DocumentDestinataireDéposé leAccusé leAnciennetéStatutIntégritéAttestations
Modification de programmeESQ-MP-001 · indice ACommune de VilleneuveNadia Petit05/10/202607/10/20262 jAccusé posé— Preuve de dépôtAttestation de réception
Convocation à la réunion de synthèseESQ-CS-001 · indice AÉtudes ProvençalesClaire Dupuis24/09/2026—13 jEn attente d’accusé— Preuve de dépôt
Convocation à la réunion de synthèseESQ-CS-001 · indice AToitures Générales22/09/2026—15 jRemise annulée— Preuve de dépôt

3.2Un pli qui traîne : que faire ?

  1. Dans le registre, repérez les lignes « En attente d’accusé » dont l'Ancienneté est en ambre : l'accusé est attendu depuis plus de 7 jours.
  2. Le récapitulatif de la remise annonçait le délai : « accusé attendu sous 7 jours ouvrés » (ou le délai réglé sur votre projet).
  3. Prenez contact avec l'entreprise destinataire : n'importe lequel de ses membres peut accuser réception, pas seulement la personne désignée.
  4. Si le pli est parti chez le mauvais destinataire et que personne n'a accusé : annulez la remise (1.3), puis remettez à nouveau.
Bon à savoir — pas de bouton de relance dans le registre

Le registre est un tableau de lecture : il montre des dates, des destinataires et des attestations, jamais le contenu d'un document. Il ne comporte pas de bouton pour relancer un destinataire : c'est la colonne Ancienneté qui vous alerte.

Astuce — un registre ouvert à tous

Le bouton « Remises sécurisées » est visible par toutes les personnes du projet. Chacun peut donc vérifier où en est un pli, sans vous le demander.

3.3Ce qui est daté, et ce qui ne l'est pas

Ce qu'AGIBAT date et conserve

Le dépôt : la date figure au registre (« Déposé le ») et sur la carte du document ; une « Preuve de dépôt » est téléchargeable. L'accusé de réception : la date figure au registre (« Accusé le ») ; le courrier est scellé et horodaté au nom de l'entreprise destinataire, et donne lieu à une « Attestation de réception ». L'annulation, quand il y en a une, laisse aussi sa ligne au registre.

Ce qu'AGIBAT ne dit pas

Le registre n'affiche aucune date de lecture du document : ce qui est daté, c'est le dépôt et l'accusé, pas le moment où quelqu'un ouvre ensuite le fichier. Il n'indique pas non plus quelle personne a accusé : l'accusé vaut pour l'entreprise entière. Enfin, la « Preuve de dépôt » ne contient pas le document lui-même — c'est pourquoi elle reste téléchargeable même pli fermé.

Astuce — téléchargez, n'archivez pas le lien

Un clic sur une attestation l'ouvre dans un nouvel onglet, par un lien valable quelques minutes seulement. Enregistrez le fichier si vous devez le transmettre ; pour le retrouver plus tard, repassez par le registre.

AGIBATFormation AGIBAT · Module 11 · Données d'exemple fictives