Parcours de formation • Module 2

Créer une entreprise, ses contacts, et leur ouvrir un accès.

Le carnet d'adresses est le socle de tout : maître d'ouvrage, bureaux d'études, entreprises de travaux. Ce module montre comment y inscrire une société, ses contacts, puis comment transformer un contact en véritable utilisateur d'AGIBAT.

≈ 18 minutes5 démonstrations animéesNiveau : débutant

À la fin, vous saurez…

  • Créer une entreprise en la retrouvant dans la base officielle SIRENE
  • Ajouter ses contacts
  • Inviter un contact pour qu'il devienne utilisateur
  • Lire les statuts Contact / En attente / Actif
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Première partie

Créer l'entreprise

Une entreprise, dans AGIBAT, c'est n'importe quelle société avec laquelle vous travaillez : votre propre agence, le maître d'ouvrage, un bureau d'études, un lot de travaux. On la crée une fois, on la réutilise sur tous les projets.

1.1Laisser SIRENE remplir la fiche

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Gestion des entreprises.
  2. Cliquez sur + Nouvelle entreprise.
  3. Dans Recherche SIRENE, tapez le nom de la société (ou son SIRET).
  4. Choisissez la bonne ligne : nom, SIRET et adresse se remplissent seuls.
  5. Complétez l'email et le téléphone, puis Créer.
Astuce — zéro faute de frappe

La recherche SIRENE interroge la base officielle des entreprises françaises. Vous gagnez du temps et vous êtes sûr du SIRET, qui doit compter exactement 14 chiffres.

Bon à savoir

Seul le Nom est obligatoire. À la création, aucun message de confirmation ne s'affiche : la fiche se ferme et l'entreprise apparaît directement dans la liste.

Attention aux doublons

Avant de créer, tapez le nom dans le filtre de la liste. Une société créée deux fois, ce sont des contacts et des projets éparpillés sur deux fiches.

Carnet d'adresses des entreprises
3 entreprises
Filtrer par nom, ville, code… Nouvelle entreprise
Études Provençales
EP13996 Valmont · contact@etudes-provencales.example
Contact par défaut
Aucun contact par défaut
0 projet
0 affecté
Projets
Archi3000
A3K13996 Valmont · agence@archi3000.example
Contact par défaut
Sophie Dupont · Architecte gérante
3 projets
4 affectés
Projets
Commune de Villeneuve
CDV13999 Villeneuve
Contact par défaut
Nadia Petit · Directrice des services techniques
1 projet
1 affecté
Projets
Toitures Générales
TG13995 Montclair
Contact par défaut
Marc Leroy · Gérant
1 projet
1 affecté
Projets
Nouvelle entrepriseAjoutez une entreprise à votre workspace.
Informations de l'entreprise
ETUDES PROVENCALES13996 Valmont · SIREN 812 345 678 · SIRET 812 345 678 00021
ETUDES PROVENCALES INGENIERIE Cessée13993 Hauterive · SIREN 509 876 543 · SIRET 509 876 543 00014
Pré-remplit les champs depuis la base officielle SIRENE (data.gouv.fr).
+33
AnnulerCréer

1.2Lire la carte d'une entreprise, et la modifier

Dans la liste, chaque carte dit l'essentiel : le nom et son code, la ville, le téléphone et le site, le contact par défaut, les responsables, puis le nombre de projets et de personnes affectées. Le bouton Projets déplie la liste des opérations où la société intervient.

  1. Cliquez sur la carte pour ouvrir la fiche de l'entreprise.
  2. Cliquez sur le crayon Modifier l'entreprise.
  3. Deux blocs : Logo et Informations. Corrigez, puis Enregistrer.
Astuce — le logo

Le logo s'affiche partout où la société est citée : liste des intervenants, carnet d'adresses, listes de choix. Deux minutes pour l'ajouter, et les listes deviennent lisibles d'un coup d'œil.

Bon à savoir

Sur la fiche, SIRET et n° de TVA se copient d'un clic — pratique pour remplir une pièce administrative sans faute de frappe.

2
Deuxième partie

Ajouter les contacts

Un contact, c'est une fiche dans le carnet d'adresses : un nom, un email, une fonction. À ce stade, la personne n'a aucun accès à AGIBAT et ne reçoit rien. C'est simplement votre annuaire.

2.1Créer un contact

  1. Dans la liste, cliquez sur l'entreprise pour ouvrir sa fiche.
  2. Onglet Collaborateurs, cliquez sur + Nouveau.
  3. Saisissez le Nom complet et l'Email (obligatoires).
  4. Ajoutez téléphone et fonction si vous les avez.
  5. Cochez Est le contact principal pour l'interlocuteur habituel.
  6. Cliquez sur Créer le contact.
Soignez l'email

C'est à cette adresse que partira l'invitation si vous ouvrez un accès à la personne. Une faute de frappe, et elle ne la recevra jamais.

Astuce — le contact principal

Il s'affiche directement sur la carte de l'entreprise, dans la liste. Pratique pour retrouver le bon interlocuteur sans ouvrir la fiche.

2.2L'onglet « Projets » : où la société intervient

À côté de « Collaborateurs », l'onglet Projets liste les opérations où l'entreprise est intervenante, avec son ou ses rôles. En cliquant sur un projet, vous retrouvez — vu depuis l'entreprise — les mêmes utilisateurs affectables que sur la page du projet, avec le même bouton pour en ajouter.

Fiche entreprise→Onglet Projets→Un projet→Ses utilisateurs affectables
Astuce — deux portes, une seule pièce

Gérer les utilisateurs affectables depuis le projet ou depuis l'entreprise revient exactement au même. Partez de l'entreprise quand un nouveau collaborateur doit rejoindre plusieurs projets à la suite.

3
Troisième partie

Transformer un contact en utilisateur

Pour qu'une personne puisse se connecter, recevoir des documents et apparaître dans les listes d'attribution, il faut l'activer : AGIBAT lui envoie une invitation par email, et elle crée son accès elle-même.

Contact

Simple fiche d'annuaire. Aucun accès, aucune notification. Bouton proposé : Activer.

En attente

Invitation envoyée, mais la personne n'a pas encore créé son accès. Bouton proposé : Renvoyer.

Actif

La personne se connecte. Elle peut devenir utilisateur affectable d'un projet. Bouton proposé : Désactiver.

3.1Inviter le contact

  1. Sur la ligne du contact, cliquez sur Activer.
  2. Choisissez son rôle dans l'entreprise : Responsable, Employé ou Consultant.
  3. Choisissez son type d'accès (voir ci-contre).
  4. Cliquez sur Envoyer l'invitation.
  5. Si besoin, copiez le lien d'invitation pour le transmettre vous-même.
Astuce — l'email n'arrive pas ?

Tant que le statut est « En attente », le bouton Renvoyer renvoie l'invitation. Pensez aussi au lien à copier : un message direct passe souvent mieux qu'un email tombé dans les indésirables.

Type d'accèsPour qui, pour quoi
UtilisateurAccès complet, en lecture et en écriture. Pour ceux qui produisent : architectes, bureaux d'études, économistes.
ValidateurPour la maîtrise d'ouvrage : annoter, déposer ses propres documents et valider.
ObservateurLecture seule sur les projets où sa société intervient.
Une invitation = une licence

Chaque type d'accès a un nombre de places. Le compteur « restantes » est affiché sur chaque choix ; à zéro, le choix est grisé. Exception : si la personne a déjà sa propre licence ailleurs, rien n'est consommé.

3.2Quand la personne a son compte : ce qui change

  1. Sa fiche contact affiche le bandeau Compte utilisateur rattaché : nom, email et téléphone viennent désormais de son profil et ne se modifient plus ici.
  2. Un nouveau champ apparaît dans sa fiche : Remarques déléguées à. Le délégué reçoit les notifications et peut traiter les remarques à sa place — idéal pendant des congés.
  3. Le bouton Désactiver lui retire son accès : il redevient un simple contact.
Attention — désactiver n'est pas anodin

Le compte utilisateur est supprimé ; seules les informations de contact sont conservées. Si la personne utilisait une licence venue d'un autre espace de travail, elle est simplement retirée de l'entreprise et sa licence n'est pas touchée.

Astuce — un départ

Avant de désactiver quelqu'un, regardez l'onglet « Projets » : réattribuez d'abord ses documents à produire, sinon ils passeront en « Non assignable ».

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