Parcours de formation • Module 1

Créer un projet, puis y faire entrer les bonnes personnes.

Dans AGIBAT, tout part du projet. Ce module vous montre comment le créer en deux minutes, puis comment déclarer les sociétés qui y travaillent et les personnes à qui vous pourrez confier des documents.

≈ 25 minutes7 démonstrations animéesNiveau : débutant

À la fin, vous saurez…

  • Créer un projet et renseigner ses phases
  • Ajouter un intervenant (une société et son rôle)
  • Désigner les utilisateurs affectables et le référent
  • Reconnaître les listes déroulantes où ces personnes apparaissent
1
Première partie

Créer le projet

Un projet, c'est le dossier de l'opération : son adresse, son budget, ses phases de conception. Les informations saisies ici ne sont pas décoratives : AGIBAT les réutilise pour rédiger vos documents (notices, CCTP, pages de garde…).

1.1Ouvrir la fiche « Nouveau projet »

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Gestion des projets.
  2. En haut à droite de la liste, cliquez sur + Nouveau projet.
  3. Saisissez le Nom — c'est le seul champ obligatoire.
  4. Tapez l'adresse : AGIBAT propose les adresses officielles et remplit seul le code postal et la ville.
  5. Complétez le reste de la fiche — budget, surfaces, description du bâtiment (détail en 1.2) — puis les dates de chaque phase.
  6. Cliquez sur Créer : le projet apparaît dans la liste.
Astuce — le numéro

Laissez « Numéro du projet / marché » vide : AGIBAT attribue un numéro automatiquement. Ne le remplissez que si votre agence a déjà sa propre numérotation.

Astuce — les dates s'enchaînent

Vous ne saisissez que la fin de chaque phase : le début de la suivante se cale tout seul dessus. Cinq dates suffisent pour tout le planning ESQ → DCE.

Bon à savoir

Tous les champs sont détaillés juste après la démonstration (1.2). Ils sont facultatifs et modifiables plus tard ; plus vous en remplissez, plus les textes générés seront justes.

Liste des projets
2 projets
Filtrer par nom, ville, lot… Nouveau projet
Groupe scolaire Jean-Moulin
P-2026-00313999 Villeneuve
ESQ → APS 05 oct. → 13 nov.
Budget opération
4,20 M€
GEDPlanning
Médiathèque municipale
P-2026-00213998 Beaulieu · MOA : Commune de Beaulieu
APS → APD 30 sept. → 31 oct.
Budget opération
6,80 M€
GEDPlanning
Résidence Les Tilleuls — 32 logements
P-2026-00113997 Rivemont · MOA : Habitat Exemple
PRO → DCE 01 sept. → 16 oct.
Budget opération
5,10 M€
GEDPlanning
Nouveau projetSaisissez les informations de votre projet, certaines seront utilisées pour générer des documents
Informations
12 rue de la Mairie13999 Villeneuve
12 rue de la Marine13994 Clairval
Rechercher la référence cadastrale
Sélectionner votre parcelle
Section AB · n° 123 · 3 850 m² · zone UBaSélectionner
Surface cadastrale, à confirmer par géomètre.
Planning des phases
ESQ
APS
APD
PRO
DCE
Codes CPV
AnnulerCréer
Projet crééGroupe scolaire Jean-Moulin

1.2Tous les champs, et à quoi ils servent

Aucune information n'est décorative : chaque champ est réutilisé pour générer vos documents. Ce que vous saisissez une fois ici, vous ne le retaperez plus dans aucune pièce. Seul le nom est obligatoire ; le reste se complète à tout moment.

Identité

Nom *
Titre de l'opération : repris sur les pages de garde, en-têtes et pieds de page de tous les documents.
Numéro du projet / marché
Référence du dossier, imprimée sur les pièces. Vide = numéro automatique.

Localisation

Adresse, code postal, ville
Situe l'opération dans les généralités des pièces écrites et sur les pages de garde.
Latitude, longitude
Remplies par le choix de l'adresse. Servent à interroger le cadastre.
Références cadastrales
Parcelles du terrain, citées dans les notices et les pièces administratives. Le bouton « Rechercher la référence cadastrale » propose la parcelle située à l'adresse ; si le terrain en compte plusieurs, complétez à la main (détail au module 19).
Zone PLU
Règles d'urbanisme applicables, rappelées dans les notices.

Économie et surfaces

Budget d'opération, HT / TTC
Enveloppe de référence : cadre les estimations et figure dans les pièces du marché.
Surface, type de surface
Surface du programme (SDP, SHAB, SU…) : base des ratios et des descriptifs.
Surface de la parcelle, emprise au sol
Données du terrain, reprises dans les notices et l'étude de faisabilité.

Le bâtiment

Description
Le texte le plus important : il alimente le chapitre « généralités » de chaque pièce. Une notice d'aide (icône ?) guide sa rédaction.
Fonctionnalité du bâtiment
École, logements, bureaux… : oriente le vocabulaire et les exigences des textes générés.
Catégorisation selon l'usage
Type et catégorie réglementaires (ERP, habitation…) : conditionnent les prescriptions de sécurité des CCTP.
Capacité d'accueil totale
Effectif reçu : dimensionne les exigences de sécurité et d'évacuation citées.
Catégorisation complémentaire : hauteur et structure
IGH, bâtiment mixte… : ajoute les règles propres à ces ouvrages.
Répartition fonctionnelle par niveau
Qui occupe quel étage : permet des descriptifs précis, niveau par niveau.
Régime réglementaire spécifique
RE2020, décret BACS, décret tertiaire, PMR, SSI : les textes rappelés dans les pièces.
Labels environnementaux
HQE, BBCA, BREEAM… : leurs exigences sont intégrées aux prescriptions de chaque lot.

Planning et marché

Planning des phases (ESQ → DCE)
Dates de chaque phase : construisent le planning, les échéances de remise et les alertes de retard.
CPV principal et secondaires
Codes de la nomenclature des marchés publics : repris dans l'avis d'appel à la concurrence et le règlement de consultation.
Astuce — par où commencer

Si vous manquez de temps : nom, adresse, budget, surface et description. Ces cinq-là améliorent déjà nettement les textes générés. Complétez la catégorisation avant de produire les CCTP.

1.3Lire la page du projet

Un clic sur le projet, dans la liste, ouvre sa page. En haut, un bandeau bleu résume l'opération et porte les tuiles de phase ; en dessous, le tableau de bord du projet (détaillé au module 17).

  1. À gauche du bandeau, les tuiles Projet, ESQ, APS… : un clic change de vue — tout le projet, ou une seule phase.
  2. À droite : la photo, le numéro du projet et la surface. Un clic sur la photo permet de la changer.
  3. Puis le nom, l'adresse, la catégorisation du bâtiment et le budget d'opération.
  4. Détails du projet déplie toute la fiche : cadastre, PLU, description, labels, codes CPV.
  5. Tout à droite, quatre raccourcis : Créer un document, GED, Planning, Organiser les dossiers.
  6. Tout en haut de l'écran : Validation des phases et Remises sécurisées (modules 14 et 11).
Astuce — une photo, ça change tout

La photo du projet apparaît dans la liste des projets et en tête de sa page. Avec dix opérations en cours, on retrouve la bonne d'un coup d'œil.

« Organiser les dossiers », c'est quoi ?

La page « Paramètres du projet » : vous y activez ou désactivez les dossiers visibles sur la page du projet. Les réglages de taille des cartes, eux, s'appliquent à tous les projets de l'espace de travail.

1.4Modifier ou supprimer un projet

  1. Sur la page du projet, cliquez sur le crayon rond Modifier le projet, à droite du budget.
  2. La même fiche qu'à la création s'ouvre, déjà remplie. Corrigez ce qu'il faut.
  3. Cliquez sur Enregistrer : le message « Projet mis à jour » confirme.
Astuce — corrigez tôt

Les documents déjà générés ne se réécrivent pas tout seuls. Si le budget ou la description changent, corrigez la fiche avant de lancer la rédaction des pièces suivantes.

Attention — supprimer un projet

Tout en bas de la fiche de modification se trouve la zone Supprimer le projet. Par sécurité, AGIBAT vous demande de retaper le nom exact du projet avant d'activer le bouton Supprimer définitivement. Ne le faites que pour un projet créé par erreur.

2
Deuxième partie

Déclarer qui travaille sur le projet

Un projet vide ne sert à rien : il faut dire à AGIBAT quelles sociétés y participent, et quelles personnes de ces sociétés peuvent recevoir du travail. Ce sont deux notions différentes — retenez-les bien, tout le reste en dépend.

L'intervenant = une société + un rôle

« Études Provençales intervient comme bureau d'études techniques ». L'intervenant peut couvrir tout le projet, ou seulement un lot.

L'utilisateur affectable = une personne

« Chez Études Provençales, c'est Claire Dupuis et Hugo Durand qui travaillent sur ce projet ». Ce sont eux qu'on pourra choisir pour produire ou recevoir un document.

Entreprise→Contact→Compte utilisateur activé→Intervenant du projet→Utilisateur affectable

2.1Ajouter un intervenant

  1. Ouvrez le projet, puis descendez à Intervenants & utilisateurs pouvant être affectés.
  2. Cliquez sur + Nouveau.
  3. Portée : choisissez « Projet — tous les lots », ou un lot précis.
  4. Entreprise : tapez deux lettres, puis choisissez la société.
  5. Rôle : maître d'ouvrage, architecte, bureau d'études, entreprise…
  6. Cliquez sur Créer.
Attention — la portée est définitive

Une fois l'intervenant créé, on ne peut plus changer sa portée. « Projet » le fait apparaître sur tous les documents ; un lot le réserve aux documents de ce lot. En cas d'erreur : supprimez-le et recréez-le.

Astuce — l'entreprise n'existe pas encore ?

Le petit bouton + à droite du champ Entreprise ouvre la fiche de création sans quitter l'écran. Le détail est dans le module 2.

2.2Désigner les utilisateurs affectables

  1. Survolez la ligne de l'intervenant : une barre d'actions se déplie sous la ligne.
  2. Cliquez sur l'icône Ajouter un utilisateur.
  3. Cochez les personnes qui travaillent sur ce projet.
  4. Cliquez sur Référent en face de l'interlocuteur principal.
  5. Validez avec Ajouter (2).
C'est quoi, le référent ?

L'interlocuteur principal de la société sur ce projet, repéré par une étoile. Un seul par intervenant. Quand vous adressez un document à « toute la société », c'est lui qui est en première ligne.

La liste est vide ?

Seuls les contacts qui ont un compte utilisateur activé sont proposés. Un simple contact de l'annuaire n'apparaît pas : il faut d'abord l'inviter (module 2, partie 3).

2.3Faire vivre la liste : retirer, changer de référent

  1. Survolez la ligne d'une personne : une barre d'actions se déplie juste en dessous.
  2. La corbeille Retirer du projet l'enlève des utilisateurs affectables (une confirmation est demandée).
  3. L'étoile Définir comme référent lui donne le rôle d'interlocuteur principal — l'étoile quitte alors l'ancien référent.
  4. Sur la ligne d'une société : Modifier l'intervenant change son rôle, Supprimer l'intervenant le retire du projet.
« Non assignable », en rouge

Si une personne retirée du projet avait déjà des documents à produire, son nom y apparaît barré, en rouge, avec la mention « Non assignable ». Rien n'est perdu : cliquez dessus et désignez quelqu'un d'autre.

Bon à savoir

Retirer une personne du projet ne supprime ni son compte, ni sa fiche contact : elle reste dans l'entreprise et peut être ajoutée de nouveau à tout moment.

3
Troisième partie

Où retrouve-t-on ces personnes ?

Partout où AGIBAT vous demande « qui ? ». C'est toujours le même champ de recherche : il propose d'abord les utilisateurs (une personne précise), puis les entreprises (tous les membres de la société). Si quelqu'un n'y figure pas, c'est qu'il n'est pas utilisateur affectable du projet.

3.1Exemple : la matrice des documents à produire

La matrice sert à préparer plusieurs documents d'un coup : on y dépose les natures de documents attendues, phase par phase, puis on les crée tous ensemble dans la GED. On y accède depuis la GED du projet, carte Matrice de documents.

  1. À droite, attrapez une nature de document et glissez-la sur un dossier ou un lot.
  2. Une fiche s'ouvre : le projet, le dossier, le lot et la phase sont déjà remplis.
  3. Colonne de droite (facultative) : la période de remise et Production du document par — c'est ici qu'apparaissent vos utilisateurs affectables.
  4. Cliquez sur Ajouter à la matrice, puis recommencez pour les autres documents.
  5. Quand la liste est prête : Créer les documents à partir de cette liste.
  6. Revenez à la GED : les documents y sont, au statut Non commencé, déjà affectés.
Astuce — personne ou société ?

Choisissez une personne quand vous savez qui fera le travail. Choisissez l'entreprise quand c'est à elle de s'organiser : tous ses utilisateurs affectables sont alors concernés.

Bon à savoir

Tant que vous n'avez pas cliqué sur « Créer les documents… », rien n'existe dans la GED : la matrice est un brouillon que vous pouvez corriger librement. Une ligne sans personne désignée garde une pastille en pointillés ; un clic dessus permet de l'attribuer plus tard.

Libellé du champOù le trouve-t-on
Production du document parMatrice des documents à produire, création d'un document
DestinataireRemise d'un document, remise sécurisée, demande de révision
Société responsableResponsable de la remise d'une phase
Société MOADétails de la remise d'une phase au maître d'ouvrage
Assigner àPlanning de la matrice
IntervenantDestinataire d'une remarque sur un document ou un plan
Matrice des documents à produire
Glissez une nature de document sur un bloc pour planifier sa création.
MatricePlanning Créer les documents à partir de cette liste
Dossiers de phase ESQ0/3
1
Maîtrise d'œuvreMOE · Aucun document planifié
Notice architecturaleNA · Notice architecturale
?InterneGénéraleÉcrite
Glissez une nature de document depuis le panneau de droite
LotsLOTS · 2 lots
Gros œuvre02 · Aucun document planifié
1
CVC Plomberie08 · Aucun document planifié
Notice technique CVCNT · Notice technique
CDClaire Dupuis 18/09 → 18/10InterneTechniqueÉcrite
Glissez une nature de document depuis le panneau de droite
Dossier Général du projet0 documents
ProjetESQAPSAPDPRODCE
Voir le planningProjet
Voir le projetGroupe scolaire Jean-Moulin
Matrice de documentsGroupe scolaire Jean-Moulin
Créer un documentProjet
InformationsDocuments à produire · RemiseContrôleSuivi
N° PiècePhaseDocumentIndiceDemandé parDébutFinAffecté àValidationRemarquesDernière modif
ESQ-NA-001ESQNon commencé
[NA] Notice architecturale————Choisir qui remet et quand—018/09/2026
ESQ-08-NT-001ESQNon commencé
[NT] Notice technique CVC—SDSophie Dupont18/09/202618/10/2026CDClaire Dupuis
Études Provençales—018/09/2026
Nouveau document — NTCVC Plomberie · Le document est ajouté à la matrice ; il ne sera créé dans la GED qu'au moment de « Créer les documents à partir de cette liste ».
Informations du document
Interne
Groupe scolaire Jean-Moulin
Lots
08 — CVC Plomberie
ESQ
NT - Notice technique
Technique
Écrite
Période durant laquelle le document doit être remis

Facultatif : laissez vide pour préparer la demande plus tard, depuis la matrice ou le planning.

Aujourd'hui7 prochains jours15 prochains jours30 prochains jours
CDClaire Dupuis· Études ProvençalesRéférent
Utilisateurs
CD
Claire Dupuis RéférentÉtudes Provençales
Entreprises
Toitures Générales1 user
AnnulerAjouter à la matrice
Créer les documents ?Plusieurs documents à produire vont être créé dans votre GED, souhaitez-vous continuer ?
AnnulerCréer
2 documents créés
AGIBATFormation AGIBAT · Module 1 · Données d'exemple fictives