La matrice des documents à produire

1

Première partie

Comprendre la matrice

La matrice est un brouillon. Tant que vous n'avez pas cliqué sur « Créer les documents à partir de cette liste », rien n'existe dans la GED : vous pouvez ajouter, corriger et supprimer des lignes sans conséquence pour personne.

Lister les documents attendus→Dire qui, et pour quand→Créer en série→Documents « Non commencé » dans la GED

1.1Ouvrir la matrice et lire l'écran

Ouvrez la GED du projet (bouton GED sur la carte du projet).
En haut à droite, cliquez sur la carte Matrice de documents — celle dont l'icône représente plusieurs feuilles empilées.
L'écran Matrice des documents à produire s'ouvre : les dossiers du projet à gauche, le catalogue des natures de documents à droite.

Astuce — un document ou plusieurs ?

Dans la GED, la carte voisine Créer un document en crée un seul, tout de suite. La matrice est faite pour en préparer beaucoup, à tête reposée. Les deux mènent au même résultat.

Ce que vous voyez	Ce que cela signifie
Bandeau « Dossiers hors phase »	Les dossiers qui ne dépendent d'aucune phase du projet.
Bandeaux « Dossiers de phase ESQ », « … APS », etc.	Un bandeau par phase. Les mêmes dossiers se répètent sous chaque phase : vous préparez l'esquisse sans toucher à l'APS.
Carte bleu clair	Un dossier. On clique dessus pour l'ouvrir ou le refermer.
Dossier « Lots »	Il contient une carte par lot du projet (02 Gros œuvre, 08 CVC Plomberie…).
Pastille chiffrée sur l'icône	Le nombre de documents prévus dans ce dossier ou ce lot. L'icône devient bleu foncé dès qu'il y en a un.
Compteur du bandeau (ex. 2/3)	Documents prévus dans la section, puis nombre de dossiers et de lots qu'elle contient.
Panneau « Natures de documents »	Le catalogue : notice, estimation, CCTP, plan… avec leur abréviation. Le champ `Filtrer…` retrouve une nature par son nom ou son abréviation.

Une ligne = un document à venir

Chaque ligne de la matrice deviendra un document de la GED, rangé dans le dossier, le lot et la phase où vous l'avez déposée.

Deux vues, une seule liste

Le sélecteur Matrice / Planning en haut à droite montre les mêmes lignes, soit rangées par dossier, soit posées sur un calendrier.

Attention — un dossier fermé ne reçoit rien

La zone de dépôt en pointillés n'apparaît que dans un dossier ouvert. À l'arrivée, seuls le tout premier dossier et ceux qui contiennent déjà des lignes sont ouverts : cliquez sur la carte voulue (et, pour un lot, d'abord sur « Lots ») avant d'y glisser une nature.

2

Deuxième partie

Remplir la matrice

Un seul geste : attraper une nature de document à droite, la déposer sur un dossier ou un lot à gauche. Une fiche s'ouvre, vous la validez, la ligne est ajoutée. Tout se corrige ensuite directement sur la ligne.

2.1Ajouter une ligne par glisser-déposer

Ouvrez le dossier voulu. Pour un lot : ouvrez Lots, puis la carte du lot.
Dans le catalogue, attrapez une nature (tapez quelques lettres dans Filtrer… pour la trouver) et glissez-la sur la zone en pointillés.
La fiche « Nouveau document — NT » s'ouvre (NT est l'abréviation de la nature déposée). Le projet, le dossier, le lot et la phase sont déjà remplis et verrouillés.
Complétez le titre dans la case Complément.
Colonne de droite, si vous le savez déjà : la période de remise et Production du document par.
Cliquez sur Ajouter à la matrice. Recommencez pour chaque document.

Attention — la remise, c'est tout ou rien

La colonne de droite est facultative. Mais dès que vous y remplissez un champ, les autres deviennent obligatoires : début, échéance et une personne. Une remise à moitié remplie est refusée.

Astuce — les raccourcis de période

Aujourd'hui, 7 prochains jours, 15 prochains jours, 30 prochains jours : un clic remplit les deux dates, en partant d'aujourd'hui.

Bon à savoir — l'enregistrement est automatique

Il n'y a pas de bouton « Enregistrer » sur la matrice. Chaque changement est sauvegardé tout seul ; la mention « Sauvegarde… » passe un instant sous le titre de l'écran.

2.2La fiche « Nouveau document », champ par champ

C'est la même fiche que pour créer un document dans la GED, à une différence près : ici, elle ajoute une ligne à la matrice. Le document ne sera créé qu'au moment de la création en série.

Remplis pour vous (verrouillés)

Projet, Dossier, Lot, Phase: Ils viennent de l'endroit où vous avez déposé la nature. Pour les changer, annulez et déposez ailleurs. Le champ Lot n'apparaît que si vous avez déposé sur un lot.

Informations du document

Vous voulez ajouter un document : Interne / Externe: Interne : le document sera rédigé dans AGIBAT. Externe : il sera produit ailleurs, puis déposé sous forme de fichier.
Nature *: Déjà choisie par le glisser-déposer. Vous pouvez encore la changer ici.
Type de pièce: Administrative, financière, générale ou technique. « Générale » est proposé d'office.
Pièce écrite / graphique: Écrite pour un texte ; graphique pour un plan, une photo, une maquette.
Construction du titre: Des cases (Lot, Nature, Niveau, Complément) composent le titre. Seul le complément est à saisir : « CVC », « RDC », « Façade nord »… Le champ Titre du document se remplit seul.

Période durant laquelle le document doit être remis (facultatif)

Début de période, Échéance: La fenêtre pendant laquelle le document est attendu.
Production du document par: La personne qui produira le document. Seuls les utilisateurs affectables du projet sont proposés (module 1).

Astuce — allez vite, vous corrigerez après

Si vous ne connaissez pas encore les dates ni la personne, laissez la colonne de droite vide et validez. La ligne garde une pastille en pointillés : vous l'attribuerez plus tard, depuis la matrice (2.3) ou depuis le planning (partie 3).

2.3Corriger, attribuer ou supprimer une ligne

Renommer : cliquez sur le titre de la ligne, tapez, validez avec Entrée (Échap annule).
Changer une étiquette : cliquez sur Interne, sur le type (Générale…) ou sur Écrite : un petit choix s'ouvre, un clic suffit.
Attribuer après coup : cliquez sur la pastille en pointillés. La fenêtre Assigner et planifier la remise s'ouvre : choisissez la période et la personne, puis Enregistrer.
Modifier une attribution : cliquez sur la pastille qui porte le nom et les dates.
Supprimer : survolez la ligne, puis cliquez sur la corbeille qui apparaît à droite.

Attention — la pastille rouge « Non assignable »

Elle apparaît quand la personne désignée n'est plus utilisateur affectable du projet. Cliquez sur la pastille pour choisir quelqu'un d'autre, ou sur la petite croix à côté pour retirer la remise. Sinon, le document sera créé sans remise.

Attention — une personne, pas une société

Dans cette fenêtre, les quatre informations sont obligatoires. Si vous choisissez une entreprise entière, le message « Personne requise » s'affiche : désignez un utilisateur précis.

Astuce — la corbeille ne demande pas confirmation

La ligne disparaît au clic. Ce n'est pas grave : rien n'existait encore dans la GED, il suffit de glisser à nouveau la nature.

3

Troisième partie

La vue Planning de la matrice

Le sélecteur Matrice / Planning pose les mêmes lignes sur un calendrier, jour par jour. C'est la vue idéale pour répartir les remises dans le temps et vérifier que tout ne tombe pas la même semaine.

3.1Planifier et attribuer sur le calendrier

En haut à droite, cliquez sur Planning.
À gauche, colonne Dossiers : chaque ligne porte son titre, l'étiquette Planifié (verte) ou Non planifié (grise, en pointillés) et ses trois étiquettes.
Planifier : attrapez l'étiquette Non planifié et déposez-la sur le calendrier, au jour de début voulu. Une barre d'une semaine est créée.
Attribuer : sur la barre, cliquez sur le petit rond en pointillés, puis choisissez la personne dans Assigner à.
Changer les dates : faites glisser la barre pour déplacer toute la période ; tirez son bord droit pour repousser ou avancer l'échéance.
Survolez une barre pour lire son résumé : « Attendue entre le … et le … », « Attribué à ».

Bon à savoir — ce que montre le calendrier

Une colonne par jour ; aujourd'hui est repéré par un trait vertical ; les week-ends sont légèrement grisés. Seules les lignes qui ont des dates ont une barre. Les lignes sont regroupées par dossier ; celles déposées sur un lot apparaissent sous « Lots ».

Astuce — renommer depuis la barre

Un clic sur le titre écrit dans la barre permet de le corriger sur place, comme dans la vue Matrice.

Attention — donnez un titre à vos lignes

Le planning affiche le titre de la ligne. Une ligne sans titre y apparaît comme « Sans titre » : pensez à remplir le complément.

Attention — une barre sans personne ne crée pas de remise

Des dates seules ne suffisent pas. Tant que le rond en pointillés est là, la ligne est incomplète : le document sera créé, mais sans remise.

4

Quatrième partie

Créer les documents en série

La liste est prête ? Un seul bouton transforme chaque ligne en document de la GED. Vous pourrez revenir compléter la matrice plus tard : seules les lignes nouvelles seront créées.

4.1Lancer la création et retrouver les documents

Cliquez sur Créer les documents à partir de cette liste (le bouton est grisé tant que la matrice est vide).
Confirmez la question Créer les documents ? avec Créer.
Un message annonce le résultat : « 3 documents créés ». Une coche verte apparaît au bout de chaque ligne créée.
Revenez à la GED (← Retour) : les documents y sont, au statut Non commencé.
Ceux dont la remise était complète sont déjà affectés, avec leurs dates. Les autres affichent Choisir qui remet et quand.

Bon à savoir — on peut relancer sans risque

Ajoutez des lignes la semaine suivante et cliquez à nouveau : seules les lignes sans coche verte sont créées. S'il n'y en a aucune, le message « Aucun nouveau document à créer » s'affiche.

Attention — le message orange

« 1 remise non assignée (personne non assignable) — document(s) créé(s) sans remise. » Le document existe bien, mais personne n'a été désigné. Attribuez-le depuis la GED.

Astuce — relisez les pastilles avant de créer

Un coup d'œil suffit : pointillés = personne ; rouge = personne à remplacer. Deux minutes de vérification évitent de reprendre les remises une par une dans la GED.

Formation AGIBAT · Module 5 · Données d'exemple fictives

La matrice des documents à produire, ou comment préparer toute une phase en une fois.

À la fin, vous saurez…