Remarques et annotations, pour ne plus rien perdre dans les emails.

1.1Sur un plan : dessiner la zone

1. Ouvrez le document en visualisation, puis l'onglet Remarques du panneau de droite.
2. Cliquez sur Annoter la vue : le bouton affiche Sélectionnez une zone... et la vue se fige.
3. Tracez un rectangle autour de l'endroit concerné. La fenêtre Annoter la zone s'ouvre avec la capture.
4. Rédigez votre commentaire, puis choisissez la Priorité, le Délai de réponse et l'Intervenant.
5. Cliquez sur Valider (ou sur le bouton vert OK au-dessus de la capture) : la remarque apparaît en tête de liste, avec son numéro.

1.2Sur un texte, et tous les champs de la fenêtre

Sur une pièce écrite (notice, CCTP…), inutile de dessiner une zone : sélectionnez le passage à la souris, comme pour le copier. La même fenêtre s'ouvre, titrée cette fois Ajouter une remarque ; à la place de la capture, elle rappelle le Texte sélectionné. Le passage restera surligné dans le document, de la couleur choisie.

1. Sélectionnez le passage concerné dans le document.
2. Rédigez le commentaire, choisissez priorité, délai et intervenant.
3. Cliquez sur Valider.

2.1Le parcours d'une remarque

1. Le destinataire ouvre la remarque (bouton Ouvrir sur la carte) et clique sur Accepter ou Refuser.
2. Une question ? Chacun peut cliquer sur Écrire un message, à tout moment. Le message rejoint le fil Historique et échanges.
3. Le destinataire corrige son document. Au moment de remettre le nouvel indice, la fenêtre Traitement des remarques lui demande lesquelles sont traitées dans cette version.
4. La remarque passe en attente clôture : la balle revient à l'auteur.
5. L'auteur vérifie le nouvel indice, puis clique sur Clôturer.

2.2Lire les pastilles : une couleur = une signification

La pastille ne donne pas un nom technique : elle dit ce qu'on attend. Orange : ça attend quelqu'un. Vert : c'est acquis. Rouge : c'est refusé. Bleu : quelqu'un travaille dessus. Gris : c'est abandonné.

3.1Depuis le tableau de bord : ce qui vous attend

1. Ouvrez Mon tableau de bord. Sous « Bonjour », une phrase compte les remarques qui nécessitent votre retour, et les échéances dépassées.
2. Le compteur Remarques en attente donne le même chiffre ; un clic mène à « Mes actions ».
3. Dans le tableau Remarques, parcourez les onglets : En attente, Hors délais, Acceptées, Traitées, Refusées, Annulées, Clôturées.
4. Chaque ligne se lit comme une phrase : qui attend quoi, de qui, depuis quand — puis l'échéance et le retard éventuel.
5. Cliquez sur le mot souligné remarque : le document s'ouvre, remarque déjà sélectionnée.

3.2Dans le document et dans la GED

Le panneau Remarques d'un document liste toutes ses remarques, tous indices confondus : chaque carte porte la pastille de l'indice sur lequel elle a été posée. Le même panneau existe dans le rédacteur, pour corriger son texte avec les remarques sous les yeux.

1. Filtrez par statut avec les puces, chacune avec son compte : Toutes, Acceptées, Refusées, Traitées, Clôturées, Annulées.
2. Le bouton Filtres ajoute trois réglages : Priorité, En retard uniquement et Qui me concerne. Un point bleu rappelle qu'un filtre est actif.
3. Un clic sur une carte montre son repère dans le document ; Ouvrir affiche la fiche complète.
4. Dans la GED, la colonne Remarques (groupe « Suivi ») affiche un compteur orange sur les documents qui en portent.

3.3Absent ? Déléguer ses remarques

Congés, arrêt, changement d'équipe : les remarques adressées à une personne ne doivent pas rester sans réponse. La fiche du contact permet de désigner un collègue qui répondra à sa place.

1. Dans Gestion des entreprises, ouvrez la société puis modifiez le contact concerné.
2. En bas de la fiche, champ Remarques déléguées à : choisissez un collègue de la même société.
3. Enregistrez. Pour arrêter la délégation, revenez sur Aucune délégation.