Parcours de formation • Module 13

Valider un document, ou le refuser en disant pourquoi.

Un document vous a été remis : à vous de dire s'il convient. Ce module vous montre où trouver ce qui attend votre décision, comment valider ou refuser, et ce que l'auteur voit ensuite de son côté.

≈ 15 minutes3 démonstrations animéesNiveau : débutant

À la fin, vous saurez…

  • Retrouver les documents qui attendent votre validation
  • Valider un indice, ou le refuser avec un motif
  • Comprendre pourquoi les boutons n'apparaissent pas toujours
  • Suivre l'état d'un document dans la GED, jusqu'à « Terminé »
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Première partie

Qui valide, et où trouver ce qui vous attend

Dans AGIBAT, on ne « prend » pas une validation : on la reçoit. Au moment où l'auteur remet son document (module 10), il choisit un ou plusieurs destinataires. Ce sont eux, et eux seuls, qui pourront valider ou refuser.

Le validateur, c'est le destinataire de la remise

Julien Martin remet la notice architecturale et désigne Nadia Petit, de la Ville. À partir de là, une validation attend Nadia — personne d'autre.

Pas désigné ? Pas de boutons

Si aucune validation ne vous attend sur un document, les boutons pour valider ou refuser n'existent tout simplement pas à l'écran. Ils ne sont pas grisés : ils sont absents.

Remise de l'indice→En validation→Validé : TerminéouRefusé : À réviser→Nouvel indice

1.1Trouver le document à valider et l'ouvrir

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Mes actions : la page liste tout ce qui attend une réponse de votre part.
  2. L'onglet Actions documents ne garde que les remises et les validations.
  3. Chaque ligne se lit comme une phrase : qui attend quoi, de qui, depuis quand — et, dessous, l'échéance.
  4. Survolez la ligne, puis cliquez sur Accéder à l'action.
  5. Le document s'ouvre à l'indice exact qui vous a été remis, directement sur l'onglet Validation.
Astuce — depuis la GED aussi

Dans la GED du projet, survolez la ligne d'un document qui vous attend : l'action Valider le document apparaît. Elle mène au même écran. Vous ne la voyez que sur les documents où vous êtes désigné.

Attention — c'est la personne nommée qui valide

Les boutons apparaissent pour la personne désignée lors de la remise. Si l'auteur a choisi votre société sans vous nommer, ou a nommé un collègue, vous ne les verrez pas. Demandez-lui de vous désigner personnellement.

Bon à savoir — l'échéance en rouge

Quand la date est dépassée, l'échéance passe en rouge et la ligne précise le retard (« 3 jours de retard »). La validation reste possible : le retard est simplement noté.

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Deuxième partie

Lire, puis valider

L'écran de relecture réunit tout : le document à gauche, et à droite un panneau à trois onglets. Vous lisez, vous annotez si besoin, puis vous décidez — sans changer de page.

2.1Lire le document et le valider

  1. À gauche, lisez le document tel qu'il a été remis. La pastille en haut du panneau rappelle l'indice affiché (A, B, C…).
  2. L'onglet Indices donne accès aux versions précédentes, s'il y en a.
  3. Une observation à faire ? Onglet Remarques, bouton Annoter la vue : tout est expliqué au module 12.
  4. Revenez à l'onglet Validation. Sous Mon action, deux boutons : Valider et Refuser.
  5. Cliquez sur Valider. Un message vert confirme : « Vous avez validé ce document le… ».
Attention — « Valider » est immédiat

Il n'y a ni fenêtre de confirmation, ni commentaire à saisir : un clic, et la décision est enregistrée. Finissez votre lecture avant de cliquer.

Astuce — remarques d'abord, décision ensuite

Poser une remarque ne vaut pas décision : le document reste « En validation » tant que vous n'avez ni validé, ni refusé. Notez vos observations pendant la lecture, puis tranchez à la fin.

Bon à savoir — boutons grisés

Si le dossier de la phase a été remis au maître d'ouvrage pour validation (module 14), les boutons restent visibles mais grisés, avec le message « Document verrouillé — remis en validation à la maîtrise d'ouvrage. »

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Troisième partie

Refuser, et ce qui se passe ensuite

Refuser n'est pas une sanction : c'est renvoyer le document à son auteur avec une explication. Le document passe « À réviser », l'auteur corrige, puis remet un nouvel indice qui repart en validation.

3.1Refuser en expliquant pourquoi

  1. Dans l'onglet Validation, cliquez sur Refuser.
  2. La fenêtre « Refuser le document » s'ouvre. Le champ Commentaire est obligatoire : dites précisément ce qui doit être corrigé.
  3. Lisez la rubrique « Échéance de remise » : elle rappelle la date à laquelle l'auteur doit remettre sa correction.
  4. Confirmez avec Refuser — ou Annuler pour revenir en arrière.
  5. Le panneau affiche « Vous avez refusé ce document », suivi de votre motif.
Attention — l'échéance ne bouge pas

Un refus garde l'échéance de remise d'origine. Si elle est proche, ou déjà passée, l'auteur se retrouve aussitôt « Hors délai ». Pour lui laisser du temps, décalez l'échéance depuis le planning, juste après le refus : le décalage est conservé dans l'historique.

Astuce — un motif qui se suffit

Votre commentaire est repris tel quel dans la GED, au survol de la colonne « Validation ». Écrivez-le pour quelqu'un qui n'a pas le document sous les yeux : quoi corriger, et où.

Bon à savoir — changer d'avis

Sous votre refus, AGIBAT propose parfois Changer en validé : c'est le cas tant que l'indice est encore en cours de validation. Sinon, le panneau indique que votre refus est « figé dans l'historique ».

3.2Suivre l'état du document dans la GED

Validateur ou auteur, tout le monde lit la même chose dans la GED du projet. Trois endroits à regarder sur la ligne du document :

  1. La pastille d'état, au-dessus du nom : En validation (vert, contour en pointillés), puis Terminé après validation, ou À réviser après un refus.
  2. La colonne Validation : « En attente » en orange, la date de validation en vert avec l'indice validé, ou « Refusée » en rouge.
  3. Survolez cette colonne : une fiche détaille chaque validateur, l'indice concerné, sa décision, la date — et le motif en cas de refus.
  4. Survolez le nom du document : la rubrique « Parcours » retrace les étapes datées — Remis, Validé ou Refusé — jusqu'à l'état actuel.
  5. Pour le détail complet, l'action Historique de la ligne ouvre le journal du document.
Ce que vous lisezCe que cela veut dire
En validationL'indice est remis ; la décision du validateur est attendue.
TerminéL'indice est validé. Le document passe en lecture seule.
À réviserL'indice a été refusé. L'auteur corrige, puis remet l'indice suivant.
Hors délaiL'échéance de validation est dépassée, ou la réponse est arrivée après elle. La mention reste sur la ligne.
Astuce — côté auteur

Après un refus, l'auteur retrouve dans la GED l'action Remettre un nouvel indice. Dans le rédacteur, le bouton de remise indique « Version refusée » : on crée une nouvelle version, on génère l'indice suivant, puis on le remet (module 10).

3.3Rouvrir un document déjà validé

Un document « Terminé » n'est pas figé pour toujours. Le programme a changé, une erreur est repérée après coup ? On demande une révision : un nouveau tour de production s'ouvre.

  1. Dans la GED, survolez la ligne du document « Terminé » et cliquez sur Demander une révision. Sur l'écran de relecture, le même geste s'appelle Besoin d'une révision.
  2. Donnez la nouvelle période : Nouveau début et Nouvelle échéance.
  3. Production du document par : la personne qui reprendra le document. Un nom est en général déjà proposé ; changez-le si besoin.
  4. Motif de la révision : obligatoire.
  5. Cliquez sur Demander la révision.

Refuser

Pendant la validation. Réservé au validateur désigné. L'échéance de remise d'origine est conservée.

Demander une révision

Après la validation, sur un document « Terminé ». Vous fixez une nouvelle période et choisissez qui reprend le document.

Attention — action masquée

« Demander une révision » n'apparaît que sur un document « Terminé », et seulement si vous avez le droit de le modifier. Pendant la validation, elle n'existe pas : c'est « Refuser » qu'il faut utiliser.

Astuce — relire les remarques

Ouverte depuis l'écran de relecture, la fenêtre rappelle en bas les « Remarques du dernier indice » : pratique pour rédiger un motif complet.

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