Suivre les remises et les retards
Une fois les demandes posées, la GED devient votre tableau de suivi : deux colonnes suffisent pour savoir ce qui est attendu, ce qui est livré et ce qui est en retard.
3.1Lire l'état d'une remise dans la GED
- Colonne Demande de remise : qui a demandé, à qui, entre quelles dates. Ces dates restent toujours en couleur neutre.
- Colonne Remise : En attente en orange, ou la date de remise en bleu avec l'indice remis.
- Une pastille rouge Hors délai s'ajoute sous l'état quand l'échéance est dépassée.
- Survolez la colonne Remise : une fiche détaille chaque remise — qui, quel indice, quel jour.
- Colonne Validation : même lecture — « En attente », date de validation en vert, ou « Refusée » en rouge.
Quand la fenêtre est assez large, la demande de remise s'étale sur quatre colonnes : Demandé par, Début, Fin, Affecté à. Les informations sont les mêmes ; sans demande, on y lit « Choisir une date » et « Choisir ».
Un document remis en retard garde sa pastille rouge à côté de la date de remise. Pratique pour faire le bilan d'une phase : on voit ce qui a été livré, et ce qui l'a été tard.
3.2Échéances, retards et relances
« Hors délai » veut dire : strictement après le jour de l'échéance. AGIBAT compare des jours de calendrier, pas des heures. Remettre le jour même de l'échéance, même en fin de journée, c'est être dans les temps. Le lendemain, la pastille rouge apparaît.
Dans la GED
Pastille rouge « Hors délai » sous « En attente » (rien n'a été remis) ou sous la date de remise (remis en retard). La colonne Validation suit la même règle pour le délai de validation.
Dans le planning
La barre d'un document couvre sa période de remise ; un losange marque l'échéance. Échéance dépassée : le losange passe au rouge et la barre se prolonge d'un croisillon rouge jusqu'à aujourd'hui — ou jusqu'au jour de la remise tardive.
- Pour relancer, ouvrez le planning et repérez la cloche sur la barre du document.
- La fenêtre Relancer par email rappelle le destinataire et le document concerné : « Un email de rappel va partir maintenant. »
- Cliquez sur Envoyer la relance.
AGIBAT limite les rappels : une seule relance par jour et par action. Si la cloche est grisée, c'est que la personne a déjà été relancée aujourd'hui.
Le planning a sa propre légende, qui explique chaque élément de la ligne : barre pleine (temps écoulé), partie maillée (temps restant), disques « Remis », « Validé », « Refusé ». Survolez un élément pour retrouver le n° de pièce, l'indice et les dates.
Quand un validateur refuse, l'échéance de remise est maintenue : une nouvelle remise est attendue pour la même date. Pour laisser plus de temps, décalez-la ensuite depuis le planning.
Pour aller plus loin. Certains envois demandent une preuve de réception : la remise sécurisée avec accusé de réception fait l'objet du module 11. Et ce qui se passe de l'autre côté — recevoir un document, le valider ou le refuser — est traité dans le module 13, « Valider un document ».
Formation AGIBAT · Module 10 · Données d'exemple fictives