Parcours de formation • Module 14

Remettre et faire valider une phase, le jalon qui fait avancer le projet.

Passer de l'esquisse à l'avant-projet n'est pas une formalité : c'est une décision du maître d'ouvrage, prise sur un dossier précis, à une date précise. Ce module vous montre comment remettre ce dossier, comment le maître d'ouvrage y répond, et quelles preuves AGIBAT en garde.

≈ 25 minutes4 démonstrations animéesNiveau : intermédiaire

À la fin, vous saurez…

  • Suivre le parcours Remise → Accusé de réception → Décision
  • Composer le dossier d'une phase et fixer l'ordre du bordereau
  • Remettre le dossier au maître d'ouvrage, avec son délai d'examen
  • Rendre une décision, côté maître d'ouvrage, et retrouver l'attestation
  • Ouvrir la phase suivante — ou représenter un dossier refusé
1
Première partie

Préparer le dossier de la phase

Tout se passe sur la page « Validation des phases », découverte au module 3. Chaque phase y suit le même parcours, en trois actes. Chacun est daté, conservé, et visible des deux côtés.

1. La remise

L'équipe de maîtrise d'œuvre rassemble les documents de la phase, fixe leur ordre et remet le dossier. Les pièces sont figées à leur indice : ce qui est remis ne bouge plus.

2. L'accusé de réception

Le maître d'ouvrage ouvre le dossier : AGIBAT enregistre la date de réception. Le délai d'examen repart de ce jour-là.

3. La décision

Le maître d'ouvrage accepte, accepte avec observations, ajourne ou rejette. Sa décision est scellée, horodatée, et une attestation est produite.

Préparation validation→Validation phase→Sélection documents

Ce sont les trois boutons du bas de chaque carte de phase. Un seul est actif à la fois : celui de l'étape à jouer maintenant.

1.1Le responsable de la remise

Avant de remettre, on dit qui remet. C'est une société du projet, ou une personne précise de cette société. La démonstration de ce geste se trouve au module 3 (partie 2.2) ; en voici le rappel.

  1. Ouvrez le projet, puis cliquez sur Validation des phases, en haut de l'écran.
  2. Sur la carte étiquetée Phase courante, repérez la ligne Responsable de la remise.
  3. Cliquez sur le crayon : le champ Société responsable s'ouvre. Choisissez une personne, ou une société entière.
  4. C'est enregistré aussitôt (« Responsable de la remise mis à jour »). La croix, à côté du crayon, retire la désignation.
À quoi sert cette désignation ?

Le responsable est le seul à pouvoir, depuis l'écran de préparation, valider un document à la place des validateurs attendus. Il peut aussi représenter un dossier refusé et faire passer les documents dans la phase suivante — comme toute personne qui a le droit de modifier le projet.

Attention — société ou personne ?

Si vous désignez une société, toute personne de cette société peut agir. Si vous nommez une personne, ce doit être elle, et personne d'autre. Ne confondez pas avec le maître d'ouvrage : le responsable remet, la société MOA reçoit.

Astuce — désignez-le dès l'ouverture de la phase

Le jour de la remise, tout le monde est pressé. Un responsable déjà désigné, c'est un blocage de moins : sans lui, personne ne peut débloquer un document en attente de validation.

1.2Composer le dossier

  1. Sur la carte de la phase courante, cliquez sur Préparation validation.
  2. À gauche, Documents du projet : les documents sont rangés selon ce qu'il reste à faire sur leur dernière version.
  3. Ajoutez les pièces au dossier : bouton + sur la ligne, glisser-déposer vers la droite, ou Tout ajouter pour un groupe entier.
  4. Un document n'est pas terminé ? Le responsable de la phase peut cliquer sur Valider ; Relancer rappelle les validateurs par e-mail.
  5. À droite, Documents sélectionnés : vérifiez l'ordre, c'est celui du bordereau. Les flèches déplacent une pièce dans son groupe.
  6. Cliquez sur Valider la sélection.
Groupe (colonne de gauche)Ce que cela veut dire
RefusésÀ reprendre — ou à valider en forçant, en connaissance du motif.
Dernier indice non remisUn clic suffit à les remettre et les valider.
En attente de validationDes validateurs ne se sont pas encore prononcés.
Documents terminésRien à faire : ils peuvent partir au dossier.
Attention — valider à la place de quelqu'un

Le bouton « Valider » remet le dernier indice en votre nom, puis le valide. Si une personne devait encore se prononcer, AGIBAT vous fait cocher « J'annule ces demandes en attente et je valide à leur place. ». Si le document a été refusé, le motif s'affiche et il faut cocher « Je passe outre ce refus en connaissance du motif. ».

Pas de bouton « Valider » ?

Il est réservé au responsable de la phase. Un message, sous les boutons de la colonne, vous dit qui il est — ou qu'aucun responsable n'est encore désigné.

Attention — ne quittez pas en cours de route

Tant que le dossier n'est pas remis, votre sélection n'est enregistrée nulle part. Le bouton « Annuler » vous prévient (« Abandonner ce dossier ? »), mais un clic dans le menu de gauche quitte la page sans avertir.

Astuce — une relance par jour

« Relancer » envoie un e-mail aux personnes dont la validation est attendue. AGIBAT n'en accepte qu'une par jour et par validateur : inutile d'insister.

2
Deuxième partie

Remettre le dossier au maître d'ouvrage

Composer le dossier et l'adresser sont deux gestes distincts. AGIBAT ne vous demande le destinataire et le délai qu'au dernier moment, dans une fenêtre qui vaut aussi confirmation.

2.1Les détails de la remise, puis l'envoi

  1. Après Valider la sélection, la fenêtre Détails de la remise s'ouvre. Elle rappelle le nombre de pièces au bordereau.
  2. Société MOA : choisissez le maître d'ouvrage — une personne précise, ou la société. C'est le seul champ obligatoire.
  3. Fenêtre d'examen : deux mois sont proposés d'office. Les raccourcis 2 mois (CCAG-MOE) et 1 mois remplissent les dates ; vous pouvez aussi les saisir.
  4. Commentaire : une note facultative.
  5. Cliquez sur Remettre les documents.
  6. L'écran Dossier remis suit la préparation du bordereau, puis propose Télécharger le bordereau.
Attention — la remise fige les pièces

« Elles seront figées à ces indices. » Le dossier remis garde la version du jour de la remise : un nouvel indice déposé plus tard ne la remplace pas. Et tant que le maître d'ouvrage n'a pas décidé, le dossier ne peut plus être recomposé.

Le maître d'ouvrage n'est pas proposé ?

Le champ « Société MOA » ne propose que les utilisateurs affectables du projet. Ajoutez d'abord la société du maître d'ouvrage comme intervenant, puis sa représentante comme utilisatrice affectable (module 1, partie 2).

Astuce — choisissez le délai de votre contrat

AGIBAT le rappelle sous les dates : « Passé ce délai sans décision, le dossier peut être réputé admis tacitement. » La phase s'affiche alors « Validé tacitement ». Reprenez le délai prévu à votre marché.

2.2Le bordereau, et l'attente

Le bordereau est le PDF qui liste les pièces remises et leur indice, dans l'ordre que vous avez fixé. AGIBAT le prépare en trois temps, visibles sur l'écran « Dossier remis ».

  1. Dossier scellé — les pièces et leur ordre sont figés : plus rien ne peut être modifié après coup.
  2. Bordereau généré — le PDF est prêt ; le bouton de téléchargement apparaît.
  3. Horodatage certifié — une autorité de temps indépendante (Certigna) date le bordereau. C'est cette date qui fait foi face à un tiers.
  4. Ensuite, la carte de la phase affiche « Remis — en cours d'examen » et l'échéance de la décision.
Un seul horodatage, pour tout le dossier

C'est le bordereau qui est horodaté — pas chaque document, un par un. La date certifiée vaut pour l'ensemble des pièces qu'il énumère, à leur indice de remise.

« Bordereau généré, horodatage manquant »

L'autorité de temps n'a pas répondu. Pas d'inquiétude : le dossier est bien remis et scellé. Seule la date certifiée par un tiers manque.

Astuce — relancer le maître d'ouvrage

Sur l'écran de la phase (Voir le détail), le bouton Renvoyer l'invitation à valider envoie un e-mail de rappel, avec l'échéance. Une seule relance par jour.

3
Troisième partie

La décision, et la phase suivante

Changeons de place : voici ce que voit le maître d'ouvrage. Pour lui, tout tient sur un seul écran — le dossier à droite, la décision à gauche. Puis nous reviendrons côté architecte, pour ouvrir la phase suivante.

3.1Côté maître d'ouvrage : recevoir, puis décider

  1. Ouvrez le lien de l'invitation reçue par e-mail : vous arrivez sur la phase. L'accusé de réception s'enregistre à ce moment-là.
  2. À droite, parcourez le Dossier qui va être validé. L'œil ouvre chaque pièce.
  3. À gauche, dans Acte de validation, choisissez l'Issue de la décision.
  4. Rédigez la Motivation : elle est obligatoire, sauf pour une admission simple.
  5. Cliquez sur Valider la phase — ou Prononcer la décision pour une autre issue.
  6. Lisez l'attestation, puis cliquez sur J'ai lu et je valide.
IssueCe qu'elle engage
Admission en l'étatLe dossier est accepté tel quel, sans réserve.
Admission avec observationsAccepté, à condition de prendre en compte les remarques.
AjournementDécision reportée : le dossier doit être complété puis re-remis.
RejetDossier refusé : la phase doit être reprise entièrement.

Les deux premières valident la phase et font avancer le projet. Les deux dernières renvoient le dossier à l'équipe (voir 3.3). Pour la phase DCE, « Admission en l'état » s'appelle « Bon pour consultation ».

Où est le bouton « accuser réception » ?

Il n'y en a pas. Ouvrir le dossier depuis le lien de l'invitation suffit : AGIBAT enregistre la réception, l'ajoute au journal, et recalcule le délai d'examen à partir de cette date (l'échéance passe de « prévisionnel » à « recalculé »).

Attention — une décision engage

Le bouton du formulaire n'enregistre rien : il ouvre l'attestation. C'est « J'ai lu et je valide » qui engage — « cette attestation et le bordereau qu'elle reprend seront scellés et horodatés en votre nom ». « Annuler » referme sans rien enregistrer.

Astuce — la décision est arrivée par courrier ?

L'équipe de maîtrise d'œuvre peut l'enregistrer elle-même : dépliez « Décision déjà reçue par courrier (chemin MOE) », indiquez la date réelle de la décision et le document du courrier.

3.2L'attestation, le journal, et la phase suivante

  1. Sur la carte de la phase, cliquez sur Voir le détail : le Journal des actes liste la remise, l'accusé de réception et la décision.
  2. Sous chaque acte, sa preuve : Acte scellé (SHA-256) et Horodatage certifié, avec la date certifiée et le numéro de jeton.
  3. Téléchargez les pièces : Bordereau de remise sous la remise, Décision / courrier sous la décision.
  4. Dans le panneau Passage en phase APS, cliquez sur Sélectionner les documents pour passage en APS.
  5. Laissez cochées les pièces à poursuivre, puis cliquez sur Passer 4 documents en APS.
  6. Revenez à Toutes les phases : la carte suivante a perdu son cadenas.
Sceller, horodater : quelle différence ?

Sceller, c'est calculer une empreinte de l'acte : elle prouve que rien n'a été réécrit après coup. Horodater, c'est faire certifier la date par un tiers indépendant : elle seule est opposable. Si le cartouche indique « Aucun horodatage tiers », la date affichée est celle d'AGIBAT, pas une date certifiée.

Attention — sans ce geste, la phase suivante reste vide

La décision valide la phase, mais ne déplace aucun document. Tant que rien n'est passé, la carte suivante affiche « Aucun document n'est passé de la phase ESQ à la phase APS. » et son bouton « Préparation validation » reste inactif.

Astuce — tout passer, ou une partie seulement

Tout est coché d'avance. Décochez ce qui ne continue pas : ces pièces pourront passer plus tard, et celles déjà passées s'affichent grisées, « Déjà en APS ». Chaque pièce passée est rouverte en APS, avec une nouvelle version et une échéance de remise.

3.3Et si le dossier est refusé ?

Un ajournement ou un rejet n'est pas une impasse : la phase reste ouverte, et AGIBAT vous dit ce qui est attendu, et pour quand.

  1. La phase passe à Refusé. La décision et sa motivation se lisent dans le journal des actes.
  2. Le panneau Dossier à représenter donne la date : « Dossier corrigé attendu le… ». Le maître d'ouvrage peut la fixer ; sinon, c'est 30 jours.
  3. Corrigez les documents, puis cliquez sur Représenter le dossier corrigé : un nouveau dossier ouvre un nouvel examen.
  4. Après un rejet, le panneau Votre réponse à la décision vous propose Accepter ou Contester — le motif est obligatoire pour contester.
Attention — le silence vaut acceptation

« Sans réponse à cette date, la décision est réputée acceptée. » Si vous contestez un rejet, faites-le avant l'échéance affichée : après, la réponse s'affiche « Réputée acceptée » et ne peut plus être changée.

Bon à savoir — rien ne bascule

Après un refus, aucun document ne passe dans la phase suivante, et celle-ci reste verrouillée. Sur la carte, l'échéance du dossier corrigé s'affiche en rouge dès qu'elle est dépassée.

Astuce — qui peut représenter le dossier ?

Le responsable de la phase, ou une personne qui a le droit de modifier le projet. Pour les autres, le bouton est remplacé par une phrase qui l'explique.

AGIBATFormation AGIBAT · Module 14 · Données d'exemple fictives