Parcours de formation • Module 15

Mes actions : ce qui m'attend, et par où commencer.

Un document à remettre, un autre à valider, une remarque à laquelle répondre… Sur dix projets, impossible de tout garder en tête. La page « Mes actions » le fait pour vous : elle rassemble, en une seule liste, tout ce qui attend un geste de votre part.

≈ 15 minutes3 démonstrations animéesNiveau : débutant

À la fin, vous saurez…

  • Lire la page : onglets, compteurs, phrase d'activité, échéance
  • Ouvrir une action, la traiter, et la voir quitter la liste
  • Consulter la même vue à l'échelle d'un seul projet
  • Vous organiser : commencer par les retards
1
Première partie

Lire la page « Mes actions »

Le principe tient en une phrase : la liste ne montre que ce qui est dans votre camp. Tant qu'un sujet attend quelqu'un d'autre, il n'y figure pas. Dès que c'est à vous de jouer, il apparaît ; dès que vous avez agi, il s'en va.

Des documents à remettre

Quelqu'un vous a demandé un document pour une date donnée. Pastille attente remise. Voir le module 10.

Des documents à valider

Un document a été remis et vous êtes désigné pour le valider ou le refuser. Pastille attente validation. Voir le module 13.

Des remarques à traiter

Une remarque posée sur un document ou un plan attend votre réponse. Pastille attente réponse. Voir le module 12.

1.1Ouvrir la page et en faire le tour

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Mes actions. La pastille rouge à côté du libellé indique combien de documents attendent un geste de votre part.
  2. La page Mes actions en attente s'ouvre sur l'onglet Toutes. Chaque onglet porte son compteur.
  3. Remarques ne garde que les remarques ; Actions documents ne garde que les remises, validations et autres demandes portant sur un document.
  4. Chaque ligne se lit de gauche à droite : Type, Activité (qui attend quoi, de qui, depuis quand), Détail, N° Pièce, Affecté par, Document, Échéance.
  5. Une échéance écrite en rouge est dépassée. Sous la phrase, AGIBAT précise le nombre de jours de retard.
  6. À gauche, la liste de vos projets, chacun avec son nombre d'actions. Tous affiche l'ensemble.
Astuce — le bon réflexe du matin

Ouvrez « Mes actions » en arrivant. Si l'écran affiche « Vous êtes à jour », personne n'attend après vous : vous pouvez vous consacrer à la production.

Bon à savoir — la pastille rouge du menu

Elle compte vos actions sur des documents (remises, validations…). Les remarques à traiter, elles, se comptent dans l'onglet « Remarques » de la page. Les deux chiffres peuvent donc différer.

Bon à savoir — d'autres portes d'entrée

Plusieurs compteurs de votre tableau de bord mènent aussi à cette page (module 17). Les notifications de la cloche, elles, vous conduisent directement à l'écran de l'action concernée (module 18).

1.2Lire une ligne : la phrase d'activité

La colonne Activité raconte chaque sujet avec la même phrase, quel que soit le lecteur : « Julien Martin est en attente remise concernant un document demandé à Sophie Dupont le 05/10/2026 ». Celui qui attend est nommé en premier ; celui qui doit agir vient après.

  1. La pastille au milieu de la phrase dit ce qui est attendu (tableau ci-contre).
  2. La seconde ligne donne l'échéance, et le retard s'il y en a un : « Échéance le 13/10/2026 · 3 jours de retard ».
  3. La colonne Détail complète : un extrait du texte pour une remarque, les validateurs pour une validation.
  4. Survolez un avatar : la fiche de la personne s'affiche, avec sa société.
PastilleCe qu'on attend de vous
attente remiseRemettre le document demandé — module 10
attente validationValider ou refuser le document remis — module 13
attente avisConsulter le document et donner votre avis — module 13
attente accuséAccuser réception d'une remise sécurisée — module 11
attente réponseRépondre à une remarque — module 12
attente infosApporter la précision demandée sur une remarque — module 12
Astuce — au téléphone

La phrase est identique pour tout le monde. Quand vous appelez un partenaire à propos d'une ligne, vous lisez exactement la même chose que lui.

Et la validation d'une phase ?

La remise d'une phase entière au maître d'ouvrage suit son propre circuit, depuis la page du projet : voir le module 14.

2
Deuxième partie

Traiter une action de bout en bout

« Mes actions » n'est pas un écran où l'on travaille : c'est un aiguillage. Chaque ligne vous conduit, en un clic, à l'écran exact où le geste se fait. Une fois le geste accompli, la ligne disparaît d'elle-même.

Survoler la ligne→Accéder à l'action→Agir sur le bon écran→Retour : la ligne a disparu

2.1Ouvrir une action, la traiter, la voir disparaître

  1. Survolez la ligne : une barre d'actions se déplie sous la ligne.
  2. Cliquez sur la flèche Accéder à l'action. Le document s'ouvre, directement sur le bon onglet — ici Validation.
  3. Sous Mon action, cliquez sur Valider (ou Refuser, en indiquant le motif).
  4. Le panneau confirme : « Vous avez validé ce document ».
  5. Revenez à « Mes actions » : la ligne n'y est plus, et les compteurs ont baissé.
Astuce — juste jeter un œil

L'œil Visualiser le document ouvre le document sans vous placer sur l'onglet de l'action. Pratique pour relire avant de décider. Dans la phrase, les mots soulignés (« document », « remarque ») sont aussi des liens.

Attention — « Valider » est immédiat

Depuis ce panneau, un clic sur « Valider » enregistre votre décision sans fenêtre de confirmation. Relisez le document avant de cliquer.

Bon à savoir — le crayon

Le bouton Mettre à jour le document n'apparaît que sur les demandes que vous avez vous-même créées, et seulement si vous êtes administrateur de l'espace de travail.

Bon à savoir — une ligne qui s'attarde

La liste se remet à jour quand vous revenez sur la page. Si une ligne déjà traitée reste affichée quelques instants, rechargez simplement la page.

2.2Le cas d'une remarque

  1. Survolez une ligne de type Remarque : le premier bouton devient Voir la remarque.
  2. La fiche de la remarque s'ouvre par-dessus la liste, sans quitter la page : vous pouvez y répondre tout de suite (module 12).
  3. Besoin de voir le plan ou le texte concerné ? Cliquez sur Aller voir le fichier.
  4. Une fois votre réponse donnée, la remarque n'attend plus après vous : elle quitte la liste.
Astuce — traiter les remarques en série

Passez sur l'onglet « Remarques », puis ouvrez-les une à une avec « Voir la remarque » : comme vous restez sur la page, dix réponses se donnent en quelques minutes.

Bon à savoir — une remarque peut revenir

Si votre interlocuteur vous demande une précision, la remarque repasse dans votre camp : elle réapparaît dans la liste avec la pastille « attente infos ».

3
Troisième partie

La vue par projet, et bien s'organiser

La même page existe pour un seul projet. Elle change alors de point de vue : on n'y voit plus seulement vos actions, mais toutes celles qui sont en attente sur le projet. C'est l'écran du pilote.

3.1Les actions d'un projet

  1. Dans « Mes actions », cliquez sur le nom d'un projet, dans la colonne de gauche.
  2. La page Actions du projet s'ouvre. Son sous-titre donne le total : « 5 actions en attente sur ce projet ».
  3. Mêmes onglets, mêmes colonnes. La phrase d'activité prend tout son sens : vous voyez qui doit agir sur chaque ligne.
  4. À gauche, le projet est découpé comme dans la GED : Dossiers, puis la phase en cours avec ses lots. Un clic filtre la liste ; les compteurs suivent.
  5. Tout le projet réaffiche l'ensemble.
Astuce — préparer la réunion de synthèse

Filtrez lot par lot avant la réunion : vous savez d'avance qui est en retard sur quoi, et depuis combien de jours.

Attention — ce ne sont plus seulement les vôtres

Sur la page d'un projet, une ligne peut attendre quelqu'un d'autre que vous. Lisez le nom placé après « demandé à » ou « faite à » avant d'ouvrir l'action : les boutons « Valider » et « Refuser » ne s'affichent que pour la personne désignée.

Bon à savoir — le raccourci des remarques

Sur le tableau de bord d'un projet, la tuile Remarques en attente ouvre une page plus simple, également intitulée « Mes actions en attente » : vos remarques à traiter sur ce projet, regroupées par document.

3.2S'organiser : commencer par les retards

  1. D'abord le rouge. Une échéance en rouge, c'est quelqu'un qui attend déjà. Traitez ces lignes en premier, en commençant par le plus grand nombre de jours de retard.
  2. Ensuite ce qui débloque les autres. Une validation ou une réponse à une remarque prend quelques minutes et permet à un partenaire de reprendre son travail.
  3. Enfin vos remises. Elles demandent du temps de production : repérez leur échéance et réservez-vous un créneau (module 16).
  4. Visez la liste vide. « Vous êtes à jour » est le meilleur indicateur de fin de journée.
Astuce — un projet à la fois

Avant une réunion ou un point téléphonique, cliquez sur le projet concerné : vous arrivez avec la liste exacte des sujets ouverts.

Astuce — l'échéance ne vous convient pas ?

Ne laissez pas la ligne rougir en silence. Prévenez la personne qui figure dans la colonne « Affecté par » : c'est elle qui a fixé la date, et elle qui peut la décaler.

Bon à savoir — le retard se compte en jours de calendrier

Une action due le 13 est en retard dès le 14 au matin, week-end compris.

AGIBATFormation AGIBAT · Module 15 · Données d'exemple fictives