La vie d'un document
Un document n'est pas figé : il reçoit des versions successives — les indices —, il est remis, validé, parfois révisé. La GED garde la trace de tout, et ne vous montre que les actions qui vous concernent.
3.1Indices et historique
- Survolez la ligne du document : une barre d'actions se déplie sous la ligne, avec le nom de chaque action.
- Cliquez sur l'icône en forme de livre : Historique.
- La fenêtre Historique du document déroule la chronologie : création, remise planifiée, remise faite, validation… avec la date, l'heure, la personne et l'indice concerné.
- Le bouton Plus récent d'abord inverse l'ordre de lecture.
La lettre d'une version : A pour la première remise, B pour la suivante, etc. Chaque indice reste consultable. Quand un document passe d'une phase à la suivante, l'historique le signale par une barre « Phase APS ».
L'historique indique qui a fait quoi, à la minute près, et signale les remises « Hors délai ». C'est le premier endroit à consulter. Quand un refus est accompagné d'un motif, cliquez sur « Voir le commentaire ».
3.2Les actions d'une ligne
Les actions qui apparaissent au survol ne sont pas les mêmes pour tout le monde, ni à tout moment. La règle est simple : si un bouton n'apparaît pas, ce n'est pas votre tour.
| Action | Quand la voit-on ? |
|---|---|
| Éditer | Sur un document interne : ouvre le rédacteur. |
| Visualiser | Toujours : ouvre les versions du document. |
| Télécharger | Dès qu'un fichier existe. |
| Remettre le document | Seulement si la remise vous est attribuée, à vous ou à votre société. Devient « Remettre un nouvel indice » après une première remise. |
| Valider le document | Seulement si une validation vous attend. |
| Annuler la demande de validation | Pour la personne qui a remis, tant qu'aucun validateur n'a répondu. |
| Demander une révision | Sur un document terminé. |
| Modifier | Ouvre la fiche « Modifier le document » : titre, nature, période de remise… |
| Historique | Toujours. |
| Supprimer | Demande deux confirmations. |
AGIBAT demande « Souhaitez-vous vraiment supprimer cet élément ? », puis une seconde fois : « Cette action est irréversible ». Après Oui, supprimer définitivement, il n'y a pas de retour en arrière.
Éditer, Modifier et Supprimer restent visibles mais grisés si vous n'en avez pas le droit. Survolez-les : « Vous n'avez pas le droit de modifier ce document ». Adressez-vous à l'administrateur de votre espace.
Tant que le document n'a pas été remis, Modifier permet de changer la période de remise et la personne désignée. Une fois le document remis, la période ne se modifie plus.
Créer dix documents d'un coup ? C'est le rôle de la matrice : module 5. Remettre un document, choisir ses validateurs, la remise sécurisée : module 10. Les boutons propres aux CCTP et aux estimations (Créer ESTIM, Chiffrer…) sortent du cadre de ce module.
Formation AGIBAT · Module 4 · Données d'exemple fictives