Parcours de formation • Module 16

Les plannings, pour voir d'un coup d'œil qui doit quoi, et pour quand.

Chaque document à remettre dessine une barre sur un calendrier. Ce module vous apprend à lire ces barres, à ouvrir le détail d'un document, à relancer une personne en retard et à déplacer une échéance — sans quitter l'écran du planning.

≈ 20 minutes3 démonstrations animéesNiveau : intermédiaire

À la fin, vous saurez…

  • Choisir entre « Mon planning », « Planning général » et le planning d'un projet
  • Lire une ligne : barre, disques, couleurs, retard
  • Ouvrir le détail d'un document et relancer par email
  • Déplacer une période de remise, et savoir qui en a le droit
1
Première partie

Trois entrées, un même outil

Il n'existe qu'un seul planning par projet. AGIBAT vous propose simplement trois portes pour y entrer, selon ce que vous cherchez : votre propre charge, la vue d'ensemble, ou un projet que vous avez déjà sous les yeux.

Mon planning

Dans le haut du menu. Vous choisissez un projet ; son planning s'ouvre filtré sur vous : seuls restent les documents que vous devez remettre ou valider.

Planning général

Plus bas dans le menu. Même liste de projets, mais le planning s'ouvre complet : tous les documents, tous les intervenants.

Le planning d'un projet

Le bouton Planning de la carte ou de la page du projet, et la carte « Voir le planning » de la GED, mènent au même écran, sans passer par la liste.

1.1Choisir un projet, puis lire son planning

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Planning général (ou Mon planning).
  2. Chaque carte résume un projet : À produire, À valider, Hors délai, et la prochaine échéance.
  3. Cliquez sur la carte du projet : son planning s'ouvre.
  4. À gauche, les documents rangés par phase, dossier et lot. À droite, le calendrier. Le trait vertical foncé, c'est aujourd'hui.
  5. En cas de doute sur un symbole, cliquez sur Légende du planning, en haut de la colonne des documents.
Bon à savoir — « Hors délai 1/4 »

Le premier chiffre compte les documents en retard, le second tous les documents du projet. Le chiffre passe à l'orange dès le premier retard, et au rouge quand près d'un tiers des documents est en retard.

Astuce — repliez ce qui ne vous concerne pas

Un clic sur une ligne de phase, de dossier ou de lot la replie. Une seule barre grise la résume alors : « 3 documents · Échéance max ». AGIBAT se souvient de vos replis, projet par projet, sur votre navigateur.

Bon à savoir — la période affichée

Le planning montre environ trois mois en arrière et neuf mois en avant, soit une année glissante autour d'aujourd'hui. Pour un document plus ancien, passez par la GED.

1.2Régler l'affichage : périmètre, échelle, filtres

  1. Le périmètre — trois listes, à gauche de la barre d'outils : Planning (Général, Dossiers hors phase, ou une phase), Dossier et Lot.
  2. L'échelle — Jour, Semaine, Mois ou Année. Les barres restent placées au jour près, quelle que soit l'échelle.
  3. Aujourd'hui ramène le calendrier sur la date du jour.
  4. Arborescence affiche ou retire le rangement par phase et dossier. Sans lui, les documents sont simplement regroupés par lot.
  5. La ligne Filtres se déplie : trois familles — État, Remise, Validation (tableau ci-contre).
  6. Réinitialiser apparaît dès qu'un filtre est actif, et les efface tous.
Astuce — le clavier va plus vite

Touche T : retour à aujourd'hui. Touches 1, 2, 3, 4 : échelle jour, semaine, mois, année. Échap : ferme le détail ou quitte le plein écran.

FiltreChoix proposés
ÉtatTous, Non commencé, En production, En validation, Terminé, À réviser, Abandonné
RemiseToutes, Aucune demande, En attente, Hors délai, Effectuée
ValidationToutes, Aucune demande, En attente, Hors délai, Acceptée, Refusée
« Mon planning », c'est un filtre

Arrivé par « Mon planning », vous voyez une pastille Vue utilisateur : Sophie Dupont au-dessus du calendrier. La croix de la pastille retire le filtre : vous retrouvez le planning complet du projet, sans changer d'écran.

Attention — « En attente » exclut les retards

Le filtre Remise En attente ne montre que les remises encore dans les temps. Celles dont l'échéance est passée sont sous Hors délai. Pour voir tout ce qui reste à remettre, regardez les deux.

Astuce — pour la réunion

Exporter Excel produit un classeur qui reprend exactement ce que vous avez à l'écran : mêmes documents filtrés, même calendrier, même repère du jour.

2
Deuxième partie

Lire une ligne, ouvrir le détail, relancer

Une ligne = un document. Tout ce qui lui est arrivé tient sur cette ligne : la période pendant laquelle il doit être remis, le jour où il l'a été, l'avis du validateur. Une fois les symboles connus, le planning se lit comme une frise.

2.1Ce que raconte une ligne

ESQ-PM-001Plan de masse
  1. La barre va du début de la période de remise à son échéance. Au-dessus : le n° de pièce et le nom du document.
  2. Partie pleine : le temps déjà écoulé. Partie maillée : le temps qui reste.
  3. Le losange, au bout : l'échéance de remise. Il passe au rouge si elle est dépassée sans remise.
  4. Le disque bleu : le jour où le document a été remis. C'est lui qui porte la date, pas la barre.
  5. La piste fine rayée : un validateur doit se prononcer. Elle avance chaque jour.
  6. Le disque en pointillés : l'échéance de validation. Il disparaît dès que l'avis est rendu.

La couleur de la barre = l'état du document

Gris — Non commencé
Le document n'a pas encore été commencé.
Jaune — En production
Le document est en cours de rédaction.
Vert, contour pointillé — En validation
Remis ; on attend l'avis du ou des validateurs.
Vert — Terminé
Le document est validé.
Orange — À réviser
Refusé, ou rouvert par une demande de révision : une nouvelle remise est attendue.
Gris — Abandonné
Le document ne sera pas produit.

L'intérieur de la barre

Croisillon vert
Le document a été validé avant l'échéance : c'est le temps gagné sur la prévision. Tant qu'il n'est pas validé, rien n'est gagné.
Croisillon rouge
L'échéance est dépassée. La barre se prolonge jusqu'à aujourd'hui, ou jusqu'au jour de la remise si elle a été faite en retard.
Contour pointillé
Période ouverte par une demande de révision : le document repart pour un tour.

Les disques = ce qui s'est passé

Bleu, avion en papier — Remis
Le jour de la remise.
Vert, coche — Validé
Avis favorable d'un validateur.
Rouge, croix — Refusé
L'échéance de remise ne change pas ; une nouvelle remise est attendue.
Orange — Révision demandée
Un document terminé est rouvert ; une nouvelle période commence.
Plusieurs disques le même jour
Ils s'empilent. Survolez-les : ils s'ouvrent en éventail.

La colonne de gauche

Première ligne
N° de pièce, nom du document, indice courant.
Les pastilles
L'état du document, puis la remise (« À remettre », « Remise en retard », « Remis », « Remis en retard ») et la validation (« À valider », « Validé », « Refusé »…).
Les deux petits ronds
En haut, la personne qui a demandé la remise ; en dessous, celle à qui le document est attribué. Survolez-les pour lire les noms.

Les phases

Le bandeau « Phase ESQ · 5 oct. → 13 nov. »
Il couvre la période de la phase, telle que saisie dans la fiche du projet (module 3).
Les deux traits verticaux
Début et fin de la phase. La mention en grand, en filigrane, rappelle dans quelle phase on se trouve.
Attention — « hors délai » commence le lendemain

AGIBAT compare des jours, pas des heures. Un document remis le jour même de l'échéance, même à 23 h, est dans les temps. Il n'est « hors délai » que s'il est remis — ou toujours attendu — un jour strictement postérieur à l'échéance.

Astuce — survolez avant de cliquer

Survoler une barre, un disque ou une piste ouvre une fiche : n° de pièce, indice, état, dates, retard ou temps gagné, validateurs. Deux boutons y figurent : Ouvrir le document et Historique.

2.2Ouvrir le détail d'un document, relancer un retardataire

  1. Cliquez sur la ligne du document (ou sur sa barre) : un volet s'ouvre à droite.
  2. Vous y lisez Attribué à, puis deux rubriques : Phase Remise et Phase Validation, chacune avec sa période, la personne attendue et, une fois faite, la date d'action.
  3. En bas du volet : Voir document et Relancer.
  4. Pour relancer en vérifiant d'abord le destinataire : fermez le volet, survolez la barre, puis cliquez sur la cloche à droite du nom de la personne.
  5. La fenêtre Relancer par email rappelle le destinataire, le document et l'échéance. Cliquez sur Envoyer la relance.
  6. Le message « Relance envoyée » confirme. La cloche se grise : « Déjà relancé aujourd'hui ».
Attention — dans le volet, l'email part tout de suite

Le bouton Relancer du volet envoie l'email sans fenêtre de confirmation. La cloche de la fiche au survol, elle, vous montre d'abord qui va le recevoir. Dans le doute, passez par la cloche.

Bon à savoir — une relance par jour

Une seule relance par jour et par action. Si un collègue a déjà relancé, AGIBAT vous l'indique : « Déjà relancé aujourd'hui. Prochaine relance possible le… ». Le bouton est grisé s'il n'y a rien à relancer : « Aucune action en attente à relancer ».

Astuce — toute la charge d'une personne

Dans la fiche au survol, le nom de la personne attendue est cliquable : le planning se filtre aussitôt sur elle (pastille « Vue utilisateur »). Pratique avant de lui confier un document de plus.

Bon à savoir — qui peut-on relancer ?

La cloche n'apparaît que sur ce qui est encore attendu : une remise en attente, ou une validation en attente (tous les validateurs reçoivent alors le rappel).

3
Troisième partie

Déplacer une échéance, et s'organiser

Un planning qui ne bouge jamais est un planning que plus personne ne regarde. Quand une date n'est plus tenable, déplacez-la — avec une raison. Le retard « subi » devient un décalage « décidé », et tout le monde voit la même date.

3.1Déplacer une barre

  1. Placez la souris sur une barre dont la remise est encore attendue. Si le curseur devient une main, vous pouvez la déplacer.
  2. Glissez la barre vers la droite ou la gauche. Une étiquette suit le curseur : « Période +5 j ».
  3. Lâchez : la fenêtre Déplacer la période de remise compare la Période actuelle et la Nouvelle période.
  4. Saisissez la Raison — obligatoire, trois caractères au moins.
  5. Cliquez sur Confirmer le décalage. Le message « Période mise à jour » confirme ; la barre et son losange ont bougé.
Bon à savoir — ne bouger que l'échéance

Attrapez le bord droit de la barre au lieu de son milieu : seule l'échéance se déplace, le début reste en place. La fenêtre s'intitule alors Décaler la date d'échéance, et le bouton Confirmer la nouvelle échéance.

Attention — qui a le droit ?

La barre n'est déplaçable que si une remise est encore en attente. Si AGIBAT répond « Décalage refusé », c'est que vous n'avez pas le droit de décaler cette remise : demandez à la personne qui l'a créée, ou à un administrateur de l'espace de travail.

Attention — après la remise de la phase, c'est figé

Une fois le dossier remis à la maîtrise d'ouvrage, AGIBAT refuse le déplacement : « Document verrouillé — la remise n'est plus modifiable ». Même chose si le document vient d'être remis entre-temps : « Ce document n'a plus de remise en attente ».

Astuce — le pas suit l'échelle

En échelle Jour, la barre avance jour par jour. En Semaine, de 7 jours en 7 jours. En Mois ou Année, de 30 en 30. Pour un réglage fin, repassez en « Jour ». Et si vous changez d'avis en plein geste : touche Échap.

Astuce — soignez la raison

Le décalage et son motif sont conservés dans l'historique du document. « Programme reçu le 15 au lieu du 8 » vaudra toujours mieux que « retard ».

3.2Astuces d'organisation

Chaque matin : « Mon planning »

Deux minutes suffisent. Tout ce qui est à gauche du trait d'aujourd'hui et encore maillé ou rouge, c'est pour vous, maintenant.

Chaque lundi : les retards du projet

Planning général → le projet → Filtres → Remise : Hors délai. Pour chaque ligne : une relance, ou un décalage motivé. Jamais ni l'un ni l'autre.

Avant de confier un document

Cliquez sur le nom de la personne dans une fiche au survol : vous voyez toute sa charge sur le projet, et si la semaine visée est déjà pleine.

En fin de phase

Dans la liste Planning, choisissez la phase : seul son contenu reste affiché. Tout doit être vert avant de remettre la phase (module 14).

Pour la réunion de synthèse

Filtrez, réglez l'échelle, puis Exporter Excel : le classeur reprend ce que vous voyez. Le plein écran (bouton à droite d'« Aujourd'hui ») sert pour la projection.

Avant que les documents existent

Pour répartir les remises avant de créer les documents, utilisez la vue Planning de la matrice : voir le module 5, partie 3.

Astuce — relance ou décalage ?

La relance dit « je vous attends ». Le décalage dit « on s'est mis d'accord sur une nouvelle date ». Une barre rouge qui s'allonge sans l'un ni l'autre ne dit rien à personne.

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