Parcours de formation • Module 20

Utilisateurs et licences, qui a accès, et avec quelle place.

Ce module s'adresse à celles et ceux qui administrent l'espace de travail. Vous y apprendrez à lire la liste des utilisateurs, à comprendre les deux niveaux de rôle, et à gérer vos licences : voir ce qu'il reste, libérer une place, en confier à une société partenaire.

≈ 15 minutes3 démonstrations animéesNiveau : administrateur

À la fin, vous saurez…

  • Qui voit le menu « Paramètres », et pourquoi
  • Distinguer le rôle dans l'espace de travail du rôle dans l'entreprise
  • Lire la page Utilisateurs et y changer un rôle
  • Lire les compteurs de licences, libérer une place, déléguer
  • Réagir à une arrivée, à un départ, à un manque de places
1
Première partie

Qui administre, et avec quels rôles

Dans AGIBAT, l'administration n'est pas ouverte à tout le monde : elle se trouve dans un menu que seuls certains voient. Et chaque personne porte deux rôles qui n'ont rien à voir l'un avec l'autre. Les confondre est l'erreur la plus courante.

1.1Le menu « Paramètres »

  1. Regardez en bas du menu de gauche, sous « Cadastre et urbanisme » : le menu Paramètres se déplie au survol.
  2. Deux entrées concernent ce module : Utilisateurs et Gestion des licences.
  3. Un clic sur Paramètres lui-même ouvre une page d'accueil, avec une carte par réglage : Licences, Utilisateurs, Personnalisations…
Entrée du menuCe que vous y faites
UtilisateursLa liste de tous ceux qui ont un accès, rangés par entreprise (partie 2).
Gestion des licencesLes places disponibles, qui les occupe, et à quelle société elles sont confiées (partie 3).
InformationsVue d'ensemble de votre abonnement : licences attribuées, modules actifs. Voir le module 21.
Personnalisations, Template emails, Nature de documents, Rôles intervenant, Templates dashboardsLes réglages de l'espace de travail : tout est dans le module 21.
Vous ne voyez pas « Paramètres » ?

C'est normal si vous n'êtes ni Administrateur ni Propriétaire de l'espace de travail : le menu n'est affiché qu'à eux. Demandez au propriétaire de vous donner ce droit (voir 2.1).

Astuce — le raccourci depuis les entreprises

Si vous êtes propriétaire, chaque carte de la liste « Gestion des entreprises » porte une pastille « N licence(s) », avec une petite clé. Un clic dessus vous amène droit à la page des licences.

Bon à savoir

Dans l'application, l'espace de travail est parfois appelé « workspace ». C'est la même chose : votre agence, ses projets, ses partenaires.

1.2Deux niveaux de rôle, à ne pas confondre

Le rôle dans l'espace de travail

Il dit ce que la personne peut administrer. Trois niveaux : Utilisateur, Administrateur, Propriétaire. C'est lui qui fait apparaître — ou non — le menu « Paramètres ». Dans la page des licences, il s'appelle le Droit.

Le rôle dans l'entreprise

Il situe la personne dans sa société : Responsable, Employe ou Consultant. On le choisit au moment de l'invitation (module 2, partie 3). C'est lui qu'affiche la colonne « Rôle » de la page Utilisateurs.

Dans l'espace de travailCe que cela change
UtilisateurTravaille sur les projets. Ne voit pas le menu « Paramètres ».
AdministrateurVoit le menu « Paramètres » : utilisateurs, licences, personnalisation.
PropriétaireComme l'administrateur, et lui seul peut changer le droit d'un autre membre, nommer un administrateur, et voir la pastille « N licences » sur les cartes des entreprises.
Et le type de licence ?

C'est une troisième notion, vue au module 2 : Utilisateur, Validateur ou Observateur. Elle dit ce que la personne peut faire sur les documents. Seule une licence « Utilisateur » peut recevoir un droit d'administration.

Astuce — un exemple pour fixer les idées

Julien Martin est Employe de l'Archi3000 (son rôle dans l'entreprise) et peut être Administrateur de l'espace de travail (son droit). L'un ne dépend pas de l'autre.

2
Deuxième partie

La page Utilisateurs

C'est votre trombinoscope : toutes les personnes qui ont un accès à l'espace de travail, la vôtre comme celles de vos partenaires, groupées par entreprise. On y consulte, on y change un rôle, on y retire quelqu'un. On n'y crée personne : une invitation part toujours de la fiche d'une entreprise.

2.1Lire la liste, changer un rôle dans l'espace de travail

  1. Menu Paramètres, puis Utilisateurs.
  2. Chaque entreprise a son tableau : Utilisateur, Rôle, Statut, Licence, Connexions.
  3. Survolez une ligne : une barre d'actions se déplie sous la ligne. Cliquez sur le crayon Modifier.
  4. La fiche « Modifier un membre » s'ouvre. Le champ Rôle dans le workspace montre son rôle dans l'espace de travail.
  5. Choisissez le nouveau rôle, puis Enregistrer.
Attention — la colonne « Rôle » trompe

Dans la liste, « Rôle » affiche le rôle dans l'entreprise (Responsable, Employe, Consultant). Le rôle dans l'espace de travail, lui, ne se voit qu'en ouvrant la fiche — ou dans la colonne « Droit » de la page des licences.

Seul le propriétaire nomme un administrateur

Si vous êtes administrateur sans être propriétaire, le choix « Administrateur » ne vous est pas proposé pour une personne qui ne l'est pas déjà.

Astuce — « Jamais connecté »

La colonne « Connexions » indique le nombre de connexions et la date de la dernière. Une personne « Jamais connecté » occupe une place sans s'en servir : relancez-la, ou récupérez sa licence (partie 3).

Gestion des utilisateurs
Utilisateurs groupés par entreprise
Pour ajouter un utilisateur, passez par sa fiche entreprise.
Archi3000(2 utilisateurs)
UtilisateurRôleStatutLicenceConnexions
JMJulien Martinj.martin@archi3000.exampleEmployeActifactive96Dernière : 18/09/2026
SDSophie Duponts.dupont@archi3000.exampleResponsableActifactive214Dernière : 21/09/2026
Études Provençales(3 utilisateurs)
UtilisateurRôleStatutLicenceConnexions
CDClaire Dupuisc.dupuis@etudes-provencales.exampleResponsableActifactive41Dernière : 19/09/2026
HDHugo Durandh.durand@etudes-provencales.exampleEmployeActifactive0Jamais connecté
IBInès Bernardi.bernard@etudes-provencales.exampleResponsableActifactive12Dernière : 02/09/2026
Modifier un membreRôle de ce membre dans le workspace.
Membre
Utilisateur
Utilisateur
Observateur
Administrateur
Julien Martin
AnnulerEnregistrer

2.2Retirer quelqu'un : deux chemins, deux effets

D'oùCe qui se passe
Fiche de l'entreprise
bouton « Désactiver »		La personne perd son accès et redevient un simple contact de l'annuaire. C'est le chemin habituel pour un départ — détaillé au module 2, section 3.2.
Page Utilisateurs
corbeille « Supprimer »		AGIBAT demande deux confirmations : d'abord « Confirmer la suppression », puis « Retirer l'utilisateur du workspace ? ». Après Retirer, le message « Utilisateur retiré » s'affiche et la personne quitte la liste.
Attention — avant de retirer quelqu'un

Regardez d'abord ce qu'il avait en cours. Des documents à produire attribués à une personne qui n'est plus là passent en « Non assignable » : réattribuez-les avant (module 1, section 2.3).

Astuce — vérifiez la place

Après un retrait, ouvrez « Gestion des licences » et regardez la ligne de la personne. Si son nom y figure encore, cliquez sur Libérer pour récupérer la place (section 3.1).

3
Troisième partie

La page Gestion des licences

Une licence, c'est une place : tant qu'une personne l'occupe, personne d'autre ne peut s'y asseoir. Votre abonnement compte un certain nombre de places de chaque type — Utilisateur, Validateur, Observateur (module 2). Et chaque place est confiée à une entreprise : c'est dans les places de sa société qu'on puise quand on invite un contact.

Réserve de l'espace de travail→Déléguer à une entreprise→Inviter un contact de cette entreprise→Place « Utilisée »

3.1Lire les compteurs, libérer une place

  1. Menu Paramètres, puis Gestion des licences.
  2. À gauche du tableau, choisissez une entreprise. Le chiffre à côté de son nom est son nombre de licences.
  3. En haut, trois compteurs — Licences validateur, Licences utilisateur, Licences observateur : « 3 utilisées sur 5 », et en grand le nombre de places disponibles.
  4. Dans le tableau, une ligne par licence : Attribuée à, Type, Droit, Statut (« Utilisée », « Disponible » ou « Expirée »).
  5. Pour récupérer une place occupée : Libérer en bout de ligne, puis confirmez.
Attention — les compteurs suivent l'entreprise choisie

Les trois compteurs du haut ne montrent que les licences de l'entreprise sélectionnée à gauche, pas le total de l'espace de travail. Pour le total, ouvrez Informations : la carte « Licences » indique le nombre de licences attribuées, type par type.

Libérer, ce n'est pas rendre

« L'utilisateur sera retiré de la licence. Elle restera attribuée à l'entreprise. » La place redevient « Licence libre », prête pour un autre contact de la même société.

Astuce — la colonne « Droit »

C'est le rôle dans l'espace de travail (section 1.2). Le propriétaire peut le changer ici : on choisit dans la liste, puis on valide avec la coche qui apparaît. Personne ne peut modifier son propre droit.

3.2Déléguer des licences à une entreprise

  1. À gauche, cliquez sur Entreprise propriétaire : ce sont les licences qui ne sont confiées à aucune société — votre réserve.
  2. Cochez une ou plusieurs lignes « Licence libre ». Seules les licences disponibles peuvent être cochées.
  3. Cliquez sur Déléguer (1) — le chiffre suit le nombre de lignes cochées.
  4. Dans Entreprise cible, cherchez la société, puis Confirmer.
  5. Le message « Licences déléguées avec succès » s'affiche : l'entreprise apparaît dans le menu de gauche avec ses places.
Reprendre une place : « Révoquer »

Sur une licence libre déjà confiée à une société, le bouton Révoquer fait le chemin inverse : « La licence sera retirée de l'entreprise et reviendra dans le stock de votre espace de travail. »

Astuce — le petit « + » des licences libres

Sur une licence libre confiée à une société, le bouton + ouvre directement la fiche « Nouveau contact ». Le bouton Créer et inviter crée la personne, l'invite et lui donne cette place, en un seul geste.

Attention — une place occupée ne se délègue pas

La case à cocher est grisée sur les licences « Utilisée » ou « Expirée ». Libérez d'abord la place, puis déléguez-la.

3.3Trois cas pratiques

Un collaborateur arrive

1. Vérifiez que sa société a une place libre du bon type (page des licences). Sinon, déléguez-lui-en une (3.2).
2. Invitez-le depuis la fiche de son entreprise, bouton « Activer » (module 2, section 3.1) — ou par le « + » d'une licence libre.
3. Ajoutez-le aux utilisateurs affectables de ses projets (module 1, partie 2).

Un collaborateur part

1. Réattribuez ses documents en cours.
2. Sur la fiche de son entreprise, cliquez sur « Désactiver » (module 2, section 3.2).
3. Contrôlez la page des licences : si sa ligne porte encore son nom, cliquez sur « Libérer ». La place est prête pour son remplaçant.

Plus de place disponible

Au moment d'inviter, AGIBAT indique « Aucune licence disponible ».
1. Cherchez une place libre chez une autre société : cochez-la et déléguez-la à la bonne entreprise.
2. Repérez les « Jamais connecté » de la page Utilisateurs, et libérez leur place.
3. Si tout est réellement occupé, il faut davantage de licences : rapprochez-vous de votre interlocuteur AGIBAT.

C'est quoi, « Actif (externe) » ?

Sur la fiche d'une entreprise, ce statut bleu signale une personne qui possède déjà sa propre licence, venue d'un autre espace de travail AGIBAT. À l'invitation, le message « L'utilisateur a sa propre licence » le confirme : aucune de vos places n'est consommée.

Astuce — un partenaire déjà équipé

Un bureau d'études qui a son propre abonnement AGIBAT ne vous coûte donc aucune place. Et si vous désactivez une personne « externe », elle est simplement retirée de l'entreprise : sa licence n'est pas touchée.

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